Questionários de planejamento de reuniões e eventos

Ouça, aprenda e torne seu próximo evento um sucesso

Ilustração de questionários de planejamento de eventos

Você precisa gerenciar todos os aspectos do seu evento? Algum de seus eventos não saiu conforme o esperado? Seja para planejar um webinar, um jantar de gala, um churrasco ou um casamento, é preciso cuidar de cada detalhe para que você e seus convidados aproveitem ao máximo o evento. Os questionários de planejamento de reuniões e eventos permitem que você gerencie contatos, envie convites, receba pagamentos, obtenha relatórios em tempo real e obtenha feedbacks útieis sobre o evento.

Crie um questionário de planejamento de reunião ou evento em poucos minutos, em qualquer momento

Antes, durante e após o evento, será possível obter informações valiosas que vão ajudar a tornar seu evento um sucesso.

  • Questionário pré-evento .Conheça as expectativas, meça a frequência, identifique as preferências de palestrantes, atendimento, programas, música, temas, etc. Conheça os planos ou as necessidades de viagem, bem como o melhor método de manter contato com seus participantes, caso precise fornecer-lhes atualizações sobre os eventos. Tudo isso vai ajudá-lo a simplificar o planejamento e saber mais sobre os participantes para ajudá-lo a adaptar seu evento.
  • Fáceis RSVPs de eventos.Agora que tem os resultados do seu questionário pré-evento, é preciso confirmar quem realmente comparecerá. Com os Formulários da Wufoo, é possível incorporar a sua confirmação de presença (RSVP) diretamente em seu site, receber um alerta quando alguém responder, coletar pagamentos (PayPal, Authorize.net, e Google Checkout) e gerar relatórios para todos os envolvidos no planejamento do seu evento – desde o serviço de buffet até o DJ e muito mais.
  • Obtenha feedback em tempo real durante o evento para fazer correções de rumo e sanar eventuais problemas. Talvez uma parte do auditório não esteja ouvindo o palestrante. O feedback rápido sobre o evento permitirá que corrija este tipo de problema.
  • Feedback pós-evento .Descubra como foi sua reunião ou evento e utilize o feedback para tornar o próximo um sucesso ainda maior. Talvez o grupo tenha ideias sobre como aumentar o índice de participação ou ideias de locais alternativos.

Como utilizar questionários de planejamento de eventos

  • Conferências de vendas. Saiba como os participantes se sentiram a respeito do conteúdo, da localização, do hotel e da comida oferecida na conferência. As apresentações do painel foram inspiradoras ou cansativas? Foi fácil encontrar o centro de convenções, e valeu a pena participar dos seminários?
  • Casamentos. Ah! As alegrias de estar apaixonado. Muitas noivas (e noivos) já usaram questionários para planejar seu grande dia, do início ao fim. Faça planos de viagem e hospedagem, atividades, necessidades de serviços de babá, pedidos de refeições, convites e muito mais. Pergunte aos seus amigos e familiares sobre onde eles acham que deveria ir em sua lua-de-mel. Charlotte ou Chicago? Bahamas ou Barbados? Paris ou Puerto Vallarta?
  • Festa de despedida de solteiro(a). Vai se casar? Então, precisará pensar no local onde realizar sua última festa como solteiro(a). Faça com que seja especial questionando os padrinhos, as madrinhas e os amigos íntimos.
  • Local do evento. Tem uma excelente ideia para um evento específico, mas não sabe exatamente onde realizá-lo? Envie um questionário online para saber qual é a preferência de local dos seus convidados para o evento. Em quais hotéis eles querem ficar? Pergunte sobre atividades noturnas, passeios, pontos de interesse etc.
  • Eventos de networking e reuniões casuais. Desde encontros românticos até adeptos de tecnologia e fãs de revistas em quadrinhos, há milhares de pessoas que se reúnem com base em interesses comuns. Verifique se todos os detalhes atendem a todas as suas necessidades enviando um questionário de planejamento de evento.
  • Hora de festejar. Exceto para festas de feriado que envolvem flores de época, bebidas especiais e cantorias, use questionários online para reunir seus amigos e familiares para o Dia da Terra, Dia do Trabalho ou para festas para assistir a reality shows. Precisa planejar um grande evento em pouco tempo, mas não tem certeza de como organizá-lo? Desde decisões precisas até a organização de caronas, um questionário de planejamento de evento pode ser um ‘colete salva-vidas’.
  • Buffet para eventos. Veganos, vegetarianos, indivíduos que não ingerem glúten, koshers, lacto-vegetarianos, ovo-vegetarianos? Com um número crescente de preferências alimentares surgindo atualmente, é bom saber de antemão o que seus clientes podem e não podem comer.
  • Bairro e comunidade. Desde festas no quarteirão, bazares, dia de plantio de árvores, vendas de biscoitos, festas de limpeza de garagem, e muito mais, é sempre um lindo dia no bairro quando os membros de sua comunidade se reúnem por boas causas e para se divertir. Certifique-se de questionar seus vizinhos para obter feedback.
  • Música, batidas e sons. Seus convidados estão mais propensos a relaxarem ouvindo Pavarotti ou os Beatles? A platéia achará sua playlist de hip-hop dos anos 90 incrível ou detestável? Quer se trate do Michael Jackson ou dos Rolling Stones, é melhor descobrir o que o seu grupo prefere antes de tirar a poeira daqueles CDs ou de baixar aqueles mp3.

Três dicas para realizar um evento incrível

  1. Identifique o seu objetivo. Pode ser óbvio em alguns casos, por exemplo, se o evento for um casamento, mas para outros eventos é preciso focar em seu objetivo principal. Está lançando um novo produto, escolhendo executivos para vigiar a vizinhança, ou tentando tornar a conferência deste ano melhor que o anterior?
  2. Identifique o seu orçamento. Depois de ter definido suas metas, descubra quanto custaria para torná-las realidade. Saiba exatamente quanto pode gastar e quanto os participantes estão dispostos a investir. Comece fazendo uma lista de verificação, fixando o preço de cada item, ponderando os itens opcionais e chegue a um preço global.
  3. Identifique o seu cronograma. Do início ao fim, o planejamento de qualquer evento pode ser uma tarefa pesada e cansativa. Dê-se tempo suficiente para refletir, crie seu próprio questionário de planejamento de eventos, receba feedbacks, envie convites e receba os RSVPs. Uma boa regra geral é enviar convites três semanas antes da data do evento, portanto, trabalhe com antecedência para ter tempo suficiente para cuidar de todas as peças envolvidas.

Quem diz “não é possível agradar a todas as pessoas o tempo todo” obviamente não conhece um bom planejador de eventos. Os melhores planejadores de eventos não param até que tenham feito todo o possível para agradar a todos os participantes, patrocinadores e fornecedores. A SurveyMonkey permite criar com facilidade questionários de planejamento de reuniões e eventos para ajudá-lo a coletar muitas informações.

Todas as perguntas do modelo de questionário de planejamento de reuniões e eventos são exemplos de perguntas e podem ser personalizadas para atender às suas necessidades.

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