Avaliação do Gerenciamento das Comunicações

Gerenciamento das Comunicações

É notório que a Comunicação ocupa cerca de 90% do tempo de qualquer gestor (o percentual varia entre autores, mas certamente parte significativa do tempo do Gestor é para Comunicação: atas, relatórios, procedimentos, e-mails, apresentações, desenhos, reuniões...tudo são formas de Comunicação!).

Este questionário lhe dará uma visão geral do status do Gerenciamento das Comunicações em sua empresa, baseado em suas respostas. Obviamente, uma consulta mais ampla à força de trabalho de sua empresa, abrangente horizontalmente entre as várias áreas, bem como verticalmente entre diversos níveis hierárquicos, permitirá um melhor diagnóstico. Caso queira um diagnóstico mais amplo, um Plano de Ação de Melhoria, envie um e-mail a stonner@blogtek.com.br

O questionário a seguir foi formulado a partir de contextos situacionais, ou seja, de situações potencialmente reais, para as quais você deve selecionar a opção que mais se aproxima do que ocorreria na realidade.

Neste diagnóstico, um percentual:

menor que 60% indica que sua empresa tem frequentes problemas de comunicação, que afetam a produtividade e rentabilidade do negócio.

entre 60% e 85% indica que o Gerenciamento das Comunicações é bem feito em sua empresa, havendo ainda alguns pontos de melhoria.

acima de 85% indica que sua empresa está em um patamar de excelência no Gerenciamento das Comunicações.

Question Title

* 1. Para poder receber um relatório individualizado de suas perguntas, coloque abaixo seu e-mail.
Seu e-mail e suas respostas não serão divulgados para terceiros. Você receberá sua pontuação absoluta logo após responder o questionário:

<60% indica que sua empresa tem frequentes problemas de comunicação, que afetam a produtividade e rentabilidade do negócio

entre 60% e 85% indica que o Gerenciamento das Comunicações é bem feito em sua empresa, havendo ainda alguns pontos de melhoria

>85% indica que sua empresa está em um patamar de excelência no Gerenciamento das Comunicações)

Após o fechamento da coleta de dados desta pesquisa (30/09/2017), será divulgado (apenas para você) o seu posicionamento relativo ao universo de respondentes.

Question Title

* 2. Ao conhecer uma nova informação importante para o projeto ou para a empresa, você:

Espera que os demais divulguem a notícia, se for o caso.

Divulga por e-mail para meu chefe, pois não sabe a quem divulgar.

Encaminha notícia por e-mail para a lista de distribuição da equipe do projeto.

Divulga por e-mail para os meus colegas mais próximos.

Sabe exatamente a quem divulgar, e a estes envia o e-mail com a informação.

Question Title

* 3. Com relação à política de confidencialidade da empresa, você pode afirmar que:

Existe Política de Confidencialidade, a qual está divulgada entre os funcionários, e todos sabem onde localizá-la, houve treinamentos para toda a força de trabalho divulgando esta política.

Existe Política de Confidencialidade, que define e classifica as mensagens, bem como os públicos aos quais devem ser encaminhadas cada tipo de mensagem, ela está divulgada entre os funcionários, e todos sabem onde localizá-la.

Existe Política de Confidencialidade, a qual está divulgada entre os funcionários, e todos sabem onde localizá-la, houve treinamentos para toda a força de trabalho divulgando esta política. Ademais todos os empregados que exercem cargos de confiança assinaram Termo de Confidencialidade.

Não existe definição de política de confidencialidade.

A confiabilidade está baseada no bom senso dos funcionários.

Question Title

* 4. Na organização em que você trabalha, podemos afirmar acerca das reuniões de coordenação das equipes:

Há um calendário de reuniões, com participantes definidos, porém muitas vezes ocorrem faltas injustificadas.

Há um calendário de reuniões, porém muitas vezes este calendário não é obedecido.

As reuniões são convocadas quando necessárias.

Há um calendário de reuniões, com participantes e pauta definidos, com registro de responsáveis e prazo, e acompanhamento das ações.

Há um calendário de reuniões, participantes definidos, porém sem pauta definida.

Question Title

* 5. Ao tentar localizar um procedimento de sua empresa, em qual das situações abaixo você provavelmente se encaixaria:

Procuraria o documento no sistema de Gerenciamento de Documentos da empresa, usando uma palavra chave.

Buscaria o documento no servidor, usando uma palavra chave.

Perguntaria à equipe que trabalha com este tema, certamente eles o tem arquivado.

Procuraria o documento no sistema de Gerenciamento de Documentos da empresa, através de uma palavra chave, ou através do código do documento. Há um sistema padronizado de codificação de documentos.

Question Title

* 6. Uma empresa foi contratada para realizar uma obra na planta em que você trabalha. Qual das situações abaixo descrita se aproximaria mais da realidade:

Todos os desenhos necessários estão disponíveis eletronicamente, e todos estão atualizados, com eventuais "as-built'.

Temos condições de entregar todos os desenhos em papel, mas não há registro eletrônico dos desenhos.

Há como localizar todos os desenhos e disponibilizá-los eletronicamente, porém é necessário conferir no campo, pois pode haver modificações que não tiveram "as-built".

A empresa contratada terá que fazer um levantamento de campo, pois não há todos os desenhos necessários, ou não estão adequadamente arquivados, dificultando sua localização.

Question Title

* 7. Qual das situações abaixo melhor se aplica à empresa em que trabalha:

Além dos conceitos de Missão, Visão e Valores, todo o Planejamento Estratégico da empresa é amplamente divulgado.

Anualmente, há um processo de elaboração e revisão do Planejamento Estratégico, com a participação dos empregados.

Os conceitos de Missão, Visão e Valores são amplamente difundidos dentro da empresa, através de cartazes, mensagens internas, palestras e reuniões.

Minha empresa não tem os conceitos de Missão, Visão e Valores.

Os conceitos de Missão, Visão e Valores estão afixados em cartazes nas paredes das salas.

Question Title

* 8. Como você avalia o fluxo de informações em sua empresa:

As informações mais importantes vem pelo corredor, pela "rádio peão"

Quando necessário, nosso supervisor ou gerente convoca para uma reunião de esclarecimento.

As principais informações nos chegam por e-mails, porém não há regularidade nestas informações.

Há reuniões de acompanhamento regulares, e quando necessário, há reuniões específicas, e há circulares internas sobre os principais assuntos, divulgadas para todos pelo sistema de e-mails.

Question Title

* 9. Com relação ao meu desempenho no exercício de minhas atividades, você:

Não tem ideia como você é avaliado.

Sabe que será avaliado de acordo com o cumprimento de suas atividades, e entende exatamente qual a importância para a sua empresa, do processo que você executa em sua rotina.

Sabe que será avaliado de acordo com o cumprimento de suas atividades, e sabe exatamente estas atividades afetam as atividades de outros setores.

Sabe que serei bem avaliado se cumprir suas obrigações.

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* 10. Com relação aos postos de trabalho e hierarquia da empresa em que você trabalha:

Todos sabem quem é seu chefe imediato, porém não conhecem o Organograma da Empresa.

O Organograma da Empresa, além de amplamente divulgado, contém informações relevantes tais como os ramais de cada um, e os respectivos e-mails.

O Organograma da Empresa é amplamente divulgado entre os colaboradores.

Além do Organograma da Empresa (com ramais e e-mails), a Matriz de Atribuições e Responsabilidades também é divulgada e acessível para todos os colaboradores.

O Organograma da Empresa está afixado em algumas salas.

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* 11. Com relação às atividades de sua empresa, você:

Faz sua parte, mas não tem conhecimento dos resultados da empresa.

Eventualmente, em algum evento específico, seu gerente relata alguns pontos sobre o desempenho da empresa.

Além da divulgação periódica do relatório de desempenho, há reuniões periódicas com representantes da Alta Administração, para expor os resultados e esclarecer dúvidas dos colaboradores.

A empresa envia para todos os colaboradores um relatório periódico (impresso ou por e-mail) , com informações claramente definidas, acerca do desempenho da empresa.

Seu gerente manda para a equipe informações sobre o desempenho da empresa, porém não há periodicidade nem conteúdo claramente definidos.

Question Title

* 12. Com relação à Gestão da Comunicação, em sua empresa:

Não há nenhum responsável pela Gestão da Comunicação

Há um grupo de pessoas, sob um Gerente (setor, departamento, unidade...), responsável pela Gestão da Comunicação.

Há uma pessoa formalmente responsável pela disseminação das informações corporativas.

Há uma pessoa a qual usualmente divulga e repassa as informações corporativas da empresa, sem designação formal.

Além de haver uma unidade gerencial formalmente responsável pela Gestão da Comunicação, há políticas, diretrizes e procedimentos formais que regem as atividades deste grupo de Gestão da Comunicação.

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* 13. Com relação às partes interessadas, em sua empresa:

Há clara identificação das partes interessadas.

Certamente na alta administração há a identificação das partes interessadas.

Não há identificação das partes interessadas em sua empresa.

Você não conhece o significado exato do termo: Partes Interessadas.

Existe um Plano de Gestão das Partes Interessadas.

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* 14. Um colega seu cometeu um erro, potencialmente grave, mas não chegou a gerar prejuízo à sua empresa. Em sua empresa, o que provavelmente ocorreria:

Provavelmente ele seria demitido ou suspenso.

Seu gerente chamaria a atenção do colega em público.

Provavelmente levaria uma advertência escrita.

Seu gerente o chamaria em privado, porém faria uma severa advertência.

Seu gerente o chamaria em privado, explicaria o quão grave foi o erro, como evitá-lo, e monitoraria o seu desempenho neste particular aspecto.

Question Title

* 15. Em sua empresa, você pode afirmar que:

Não existe sistema de gestão eletrônica de documentos.

Há um sistema de Gestão Eletrônica de documentos, no servidor ou na nuvem, há codificação dos documentos, e é estabelecido quem pode acessar (somente leitura) e quem pode modificar, para cada documento existente.

Há um sistema de Gestão Eletrônica de documentos no servidor, o qual você acessa, mas não conhece como funciona a gestão.

Existe um sistema de Gestão Eletrônica de documentos, porém você não o conhece.

Question Title

* 16. Com relação ao descarte de documentos já não mais necessários, qual a sua atitude provável:

Todos os tipos de documentos tem uma classificação de confidencialidade, e de acordo com esta classificação, você sabe como transmitir e/ou descartar cada documento.

Você coloca todos na picotadeira de papel.

Você joga fora no cesto de lixo o que não necessita mais.

Conforme o seu bom senso, você descarta no lixo comum ou põe na picotadeira de papel.