Questionários de reunião e planejamento de eventos

Ouça, aprenda e torne seu próximo evento um sucesso

Precisa de uma visão completa sobre todas as facetas do seu evento? Já teve uma reunião fracassada? Independentemente se está planejando um webinar, uma festa, uma aula, um churrasco ou um casamento, é necessário ter certeza de que cada detalhe foi planejado corretamente para que seus participantes - e sua empresa - tirem o máximo proveito do encontro. Com questionários de reunião online e planejamento de eventos é possível gerenciar contatos, enviar convites, receber pagamentos, obter relatórios em tempo real e coletar valiosos feedbacks sobre o evento.

Crie um questionário de reunião ou planejamento de eventos em poucos minutos, em qualquer etapa

Antes, durante e após o evento, será possível obter informações valiosas que vão ajudar a tornar seu evento um sucesso.

• Questionário pré-evento. Conheça as expectativas, meça a frequência, identifique as preferências de palestrantes, atendimento, programas, música, temas, etc. Conheça os planos ou as necessidades de viagem, bem como o melhor método de manter contato com seus participantes, caso precise fornecer-lhes atualizações sobre os eventos. Tudo isso vai ajudá-lo a simplificar o planejamento e saber mais sobre os participantes para ajudá-lo a adaptar seu evento.
• Fáceis RSVPs de eventos. Agora que já tem os resultados de seu questionário pré-evento, é preciso confirmar quem realmente irá participar. Com os formulários Wufoo, é possível inserir o seu RSVP diretamente em seu site, receber um aviso sempre que alguém responder, receber pagamentos (PayPal, Authornize.net e Google Checkout) e gerar relatórios internos para todos os envolvidos no planejamento do seu evento - do fornecedor ao DJ, e muito mais.
• Obtenha feedback em tempo real durante o evento para fazer correções de rumo e sanar eventuais problemas. Talvez uma parte do auditório não esteja ouvindo o palestrante. O feedback rápido sobre o evento permitirá que corrija este tipo de problema.
• Feedback pós-evento. Avalie como foi seu evento e utilize o feedback para tornar o próximo um sucesso ainda maior. Talvez o grupo tenha ideias sobre como aumentar a participação ou sugestões de locais alternativos.

Como utilizar questionários de planejamento de eventos

• Conferências de vendas. Saiba como os participantes se sentiram a respeito do conteúdo, da localização, do hotel e da comida oferecida na conferência. As apresentações do painel foram inspiradoras ou cansativas? Foi fácil encontrar o centro de convenções, e valeu a pena participar dos seminários?
• Casamentos. Oh, as alegrias de estar apaixonado. Muitas noivas (e noivos) já usaram questionários para planejar seu grande dia do início ao fim. Faça seus planos de viagem e hospedagem, atividades, necessidades de serviços de babá, pedidos de refeições, convites e muito mais. Pesquise seus amigos e familiares sobre onde eles acham que deveria ir em sua lua de mel. Charlotte ou Chicago? Bahamas ou Barbados? Paris ou Puerto Vallarta?
• Festa de despedida de solteiro(a). Quando pensar em unir-se em laços matrimoniais, precisará pensar em onde realizar sua última festa como solteiro. Faça com que seja especial, questionando os padrinhos, as madrinhas e os amigos íntimos.
• Local do evento. Tem uma excelente ideia para um evento específico, mas não sabe exatamente onde realizá-lo? Envie um questionário on-line para saber de seus convidados onde preferem que seja o evento. Em quais hotéis eles querem ficar? Pergunte sobre atividades noturnos, passeios, pontos de interesse, etc.
• Eventos de networking e reuniões casuais. Desde encontros românticos até adeptos de tecnologia e fãs de revistas em quadrinhos, há milhares de pessoas que se reúnem com base em interesses comuns. Certifique-se de todos os detalhes atendem todas as suas necessidades através do envio de um questionário de planejamento de evento.
• Hora de festejar. Além de as festas de feriado que envolvem visco, gemada e caroling, use questionários on-line para reunir seus amigos e familiares para o Dia da Terra, Dia do Trabalho ou para festas de visualização de reality shows. Precisa planejar um grande evento em pouco tempo, mas não tem certeza de como organizá-lo? Desde a pregação de oito contagens, até a organização de caronas, um questionário de planejamento de evento pode ser um salva-vidas.
• Buffet para eventos. Veganos, vegetarianos, indivíduos que não ingerem glúten, koshers, lacto-vegetarianos, ovo-vegetarianos? Com um número crescente de preferências alimentares surgindo atualmente, é bom saber de antemão o que seus clientes podem e não podem comer.
• Bairro e comunidade. Desde festas no quarteirão, bazares, dia de plantio de árvores, vendas de biscoitos, festas de limpeza de garagem, e muito mais, é sempre um lindo dia no bairro quando os membros de sua comunidade se reúnem por boas causas e para se divertir. Certifique-se de questionar seus vizinhos para obter feedback.
• Música, batidas e sons. Seus convidados estão mais propensos a relaxarem ouvindo Pavarotti ou os Beatles? A platéia achará sua playlist de hip-hop dos anos 90 incrível ou detestável? Quer se trate do Michael Jackson ou dos Rolling Stones, é melhor descobrir o que o seu grupo prefere antes de tirar a poeira daqueles CDs ou de baixar aqueles mp3.

Três dicas para realizar um evento incrível

1. Identifique o seu objetivo. Pode ser óbvio em alguns casos, por exemplo, se o evento for um casamento, mas para outros eventos é preciso focar em seu objetivo principal. Está lançando um novo produto, escolhendo executivos para vigiar a vizinhança, ou tentando tornar a conferência deste ano melhor que o anterior?
2. Identifique o seu orçamento. Depois de ter definido suas metas, descubra quanto custaria para torná-las realidade. Saiba exatamente quanto pode gastar e quanto os participantes estão dispostos a investir. Comece fazendo uma lista de verificação, fixando o preço de cada item, ponderando os itens opcionais e chegue a um preço global.
3. Identifique o seu cronograma. Do início ao fim, o planejamento de qualquer evento pode ser uma tarefa pesada e cansativa. Dê-se tempo suficiente para refletir, crie seu próprio questionário de planejamento de eventos, receba feedbacks, enviar convites e receba os RSVPs. Uma boa regra geral é enviar convites três semanas antes da data do evento, portanto, trabalhe com antecedência para ter tempo suficiente de cuidar de todas as peças envolvidas.

Quem diz "não é possível agradar a todas as pessoas o tempo todo", obviamente não conhece um bom planejador de eventos. Os melhores planejadores de eventos não param até que tenham feito todo o possível para agradar a todos os seus participantes, patrocinadores e fornecedores. O SurveyMonkey permite criar com facilidade questionários de planejamento de reuniões e eventos para ajudá-lo a reunir muitas informações.

Todas as questões do modelo de questionário de planejamento de reuniões e eventos são amostras de questões e podem ser personalizadas para atender suas necessidades.

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