As reuniões virtuais chegaram para ficar
Depois de muitos meses de reuniões no Zoom, 58% das pessoas entrevistadas acham que terão mais ou menos o mesmo tanto ou mais reuniões virtuais daqui a seis meses. Como as reuniões digitais não acabarão tão cedo, é ainda mais importante otimizar a experiência tanto para quem participa quanto para quem organiza. Na verdade, para 70% dessas pessoas, obter opiniões de participantes poderia melhorar as reuniões nas empresas onde trabalham. Mesmo assim, apenas 54% disseram ter recebido algum pedido de feedback sobre as reuniões das quais participam regularmente.
- 32% das pessoas se viram pensando “essa reunião poderia ter sido um email” sempre ou quase sempre.
- 65% acham que é responsabilidade tanto de quem participa quanto de quem lidera fazer com que a reunião seja produtiva
- Apenas 56% saem das reuniões com uma lista de tarefas clara sempre ou na maioria das vezes
Os principais problemas com as reuniões virtuais comparado às presenciais giram em torno principalmente de problemas comuns que afetam diversos setores.
- Problemas com tecnologia (como conexão à internet), (41% no geral)
- Explicar para todas as pessoas como melhor usar a tecnologia (como silenciar, usar a câmera), (31% no geral) e
- Normas de comportamento nas reuniões virtuais (como não se distrair e evitar fazer outras coisas ao mesmo tempo) ou falta de envolvimento (27%)
A chave para reuniões melhores
Mais da metade das pessoas disseram que suas reuniões poderiam melhorar com apenas dois ajustes: “ter uma pauta” (54%) e “menor duração” (53%).
- O tempo é uma das maiores queixas: 63% das pessoas em empresas grandes, com 5.000 ou mais funcionários, apontam “menor duração” como uma maneira de melhorar a qualidade.
- Em organizações menores, as pessoas tendem a favorecer uma experiência mais interativa: onde há menos de 50 funcionários, 37% das pessoas dizem que “tornar a experiência mais interativa” melhoraria as reuniões, comparado a 30% entre as de empresas com 5.000 ou mais pessoas.
- Por nível de cargo, os executivos tendem a querer que as reuniões sejam interativas (36%) e que todos tenham tempo para opinar (28%), comparado a cargos mais baixos (32% e 16%, respectivamente).
Segundo 67% das pessoas, seria muito ou extremamente útil coletar feedback das partes interessadas para ajudar a moldar as reuniões no mundo pós-COVID.
- Reconhecer o poder da coleta de feedback traz vantagens em todos os níveis da organização: 70% entre funcionários de nível de entrada e gerência média e 69% entre executivos enxergam essa utilidade.
- A probabilidade de achar o feedback extremamente útil antes das reuniões é maior entre as pessoas mais jovens.
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