Os lembretes por email são uma das estratégias mais comuns usadas pelos criadores de pesquisas para impulsionar as taxas de resposta. Eles oferecem uma segunda chance de chamar a atenção dos destinatários e aumentar o número de respostas em suas pesquisas mais importantes. Não há dúvidas de que os lembretes são úteis. No entanto, otimizá-los sem exagero é uma arte complicada até mesmo para os pesquisadores de questionário mais experientes.
Quando enviar o primeiro lembrete? E o segundo? Quando parar? Você deve enviar um agradecimento no final da pesquisa? Cada decisão gera mais incertezas. Você correrá o risco de irritar ou alienar o público se for muito persistente e de perdê-lo se esperar muito. Há também o risco de o lembrete ser denunciado como spam. Portanto, é importante saber quando parar.
Agora, a SurveyMonkey permite automatizar os lembretes por email. Dessa forma, é possível definir sua estratégia de intervalos com antecedência e ajustar a escala conforme envia mais questionários. No entanto, se você automatiza seus lembretes, é ainda mais importante pensar bem sobre esses intervalos.
Entre os milhões de questionários aplicados na plataforma da SurveyMonkey a cada ano, uma parte significativa usa emails para obter mais respostas, com grande variação na forma como esses convites, agradecimentos e lembretes são implementados. Nós analisamos os dados de forma mais ampla para entender as práticas recomendadas associadas às pesquisas com bom desempenho e acabar com as suposições na frequência de envio de lembretes.
Está curioso para saber mais sobre lembretes?
Se você decidir usar lembretes ou quiser enviar agradecimentos, nossa Central de ajuda pode ajudá-lo a configurá-los.
O período de 48 a 72 horas após o convite inicial da pesquisa é o melhor momento para enviar lembretes
Não envie lembretes muito cedo. Por que incomodar as pessoas que já devem estar considerando responder à pesquisa? Os lembretes são realmente importantes após os destinatários terem lido e desconsiderado os emails anteriores. No entanto, se você quiser enviar lembretes em massa, não é viável esperar que todos os destinatários reajam, por questões de tempo. Então, como encontrar um meio-termo?
Descubra o período relevante para grande parte do seu público. Em uma pesquisa comum (indicada pela linha verde no gráfico abaixo), 86% de todas as respostas são coletadas em 48 horas. Depois disso, normalmente é o momento de enviar lembretes para acelerar a obtenção de respostas.
No entanto, também depende da pesquisa. A linha azul acima mostra que 5% das pesquisas têm um andamento geral mais lento. Elas incluem pesquisas mais longas, pesquisas enviadas em épocas ocupadas do ano ou pesquisas direcionadas a um público particularmente mais ocupado. Isso se aplica ao seu caso? Em caso afirmativo, talvez seja melhor esperar um pouco mais.
Recomendamos que os lembretes pós-pesquisa sejam enviados de 48 horas (para a maioria das pesquisas) a 72 horas (se você suspeitar que os respondentes demorarão para entregar as respostas) após o email inicial.
Envie lembretes somente quando necessário e limite-se a no máximo quatro
Quer saber quantos lembretes outros criadores de pesquisas normalmente enviam? Confira a tabela abaixo.
O primeiro lembrete foi enviado por cerca de 29% das pesquisas. Esse número caiu drasticamente no segundo, terceiro e quarto lembretes. Em alguns casos, mais de quatro lembretes foram enviados. No entanto, segundo o registro do sistema da SurveyMonkey, alguns criadores chegaram a enviar 40 lembretes. Como saber quando parar?
Primeiramente, se os convites iniciais tiverem os resultados desejados nessa janela de 48 a 72 horas, não envie lembretes. Estabeleça suas necessidades de resposta logo no início e interrompa os lembretes assim que as metas forem atingidas, principalmente se você já tiver definido um sistema de emails automáticos. Não vale a pena incomodar seus clientes, funcionários ou seja quem for sem necessidade.
Se o convite inicial não resultar no número de respostas necessário, os lembretes podem ajudar. No entanto, recomendamos limitá-los a quatro. Na verdade, a eficácia dos lembretes normalmente diminui à medida que mais são enviados (veja o gráfico abaixo), aumentando a probabilidade de a pesquisa ser marcada como spam. Nos quatro primeiros lembretes, você pode esperar uma taxa de resposta de cerca de 3% (ou até mais). Entretanto, depois disso, eles se tornam triviais.
Os lembretes não fazem mágica. Comparado ao número de respostas obtidas após o convite inicial (primeiras impressões), a eficácia dos lembretes é limitada. A probabilidade de uma pessoa responder ao convite inicial é cinco vezes maior que ao primeiro lembrete. Essa probabilidade é ainda menor nos demais lembretes.
Portanto, não conte com inúmeros lembretes para aumentar o número de respostas da sua pesquisa. Otimize o convite inicial, pois isso é o que mais importa. Você poderá se surpreender com a diferença. Se você decidir usar lembretes, considere os períodos de envio e as solicitações com cuidado.
Você não precisa (e não deve) desconsiderar totalmente os lembretes por email. Os vendedores sabem a importância do follow-up para obter resultados melhores. Os lembretes são uma ferramenta extremamente útil, mas precisam ser usados corretamente.
