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10 dicas de como melhorar suas habilidades em gestão de eventos

Prepare-se, organize-se e use as ferramentas da SurveyMonkey para tornar seu evento um sucesso.

Quando se trata de gestão de eventos, não há muitas regras a serem seguidas. Como os eventos são diferentes uns dos outros, cada um deles requer uma abordagem específica. Portanto, flexibilidade é tão importante quanto organização. Com flexibilidade, é possível se adaptar, aprender e mudar para melhorar sempre mais. Softwares de pesquisas de gestão de eventos podem melhorar suas habilidades em gestão de eventos, pois eles simplificam a gestão de tempo. 

Vá além da simples gestão em seus eventos. Torne-os inesquecíveis com estas dez dicas de como gerenciar eventos:

Quais são as principais competências em gestão de eventos esperadas de profissionais da área? Eles precisam se sentir confortáveis em falar com pessoas e, mais importante, saber ouvir. 

É necessário processar informações, portanto, uma ótima capacidade de organização é outro requisito importante de grandes gerentes de eventos. Quanto antes você começa a planejar, melhor será, mas também é preciso se preparar para fazer mudanças inesperadas. Ou seja, é preciso manter a calma durante todo o processo, do início ao fim do planejamento do evento. 

Vamos conferir as habilidades mais importantes:

  • Organização: é sua responsabilidade saber tudo o que está acontecendo em seu evento. Tenha planos e documentação detalhados. Dica: use esta lista de verificação de planejamento de eventos em seus próximos eventos.  
  • Flexibilidade: prepare-se para mudar a programação do seu evento, se necessário. Sempre há uma mudança no cronograma de alguém, seja da equipe, dos fornecedores, dos palestrantes ou do local, que pode afetar o planejamento do seu evento. 
  • Abertura para feedback: o objetivo geral de qualquer evento é proporcionar uma experiência agradável para os participantes e todas as pessoas envolvidas. Para isso, é necessário ouvir o que as pessoas têm a dizer sobre o evento: desde as etapas de planejamento até o evento em si, incluindo após sua conclusão, ao se reunir com a equipe para avaliar o que deu certo e o que precisa melhorar. Pesquisas são a ferramenta perfeita para coletar feedback. Confira este guia de pesquisas de eventos para saber mais. 
  • Tranquilidade sob pressão: uma habilidade importante na gestão de eventos é saber solucionar problemas de maneira calma. Essa abordagem mostra para a equipe que você está no controle de qualquer situação. O planejamento de eventos envolve muita empolgação e energia. Portanto, você precisa ter um comportamento tranquilo ao se comunicar com as pessoas e lidar com qualquer problema.

Se você trabalha com planejadores de eventos, eles podem fornecer uma lista de objetivos. Caso contrário, trabalhe com seu cliente para definir objetivos concretos para o evento. Eles precisam ser o mais específicos possível. Quantos carros a equipe de manobristas precisa estacionar em uma hora? Quantas perguntas serão aceitas na seção de perguntas? Defina números, sempre que possível.

Quanto antes você conseguir confirmar os detalhes do evento, melhor. Comece a fazer contatos cerca de um ano antes para garantir o local e aproveitar descontos antecipados de fornecedores. Embora seja importante fazer negociações flexíveis nesse período inicial (afinal de contas, ainda não é possível saber o número de participantes), o contato antecipado do local e dos fornecedores economiza tempo, dinheiro e futuras dores de cabeça. Use pesquisas de planejamento de eventos para coletar essas informações importantes e se preparar para o evento. Esta lista de verificação de planejamento de eventos pode ajudar você com isso.

Cada evento é diferente. Os fornecedores sabem disso. Por isso, alguns deles oferecem serviços personalizados com preços flexíveis. Em vez de solicitar uma cotação, determine quanto você pode gastar e ofereça ao fornecedor algo em torno de 5% a 10% a menos. Dessa forma, se o fornecedor negociar um valor mais alto, você continuará dentro do orçamento e, em muitos casos, poderá até economizar.

Gestão de eventos se resume a networking. Mantenha contato com diferentes locais e fornecedores com os quais você gosta de trabalhar. Assim, quando você precisar, eles poderão ajudar. Mantenha contato também com colegas e voluntários com os quais já trabalhou. Forme equipes eficientes de forma rápida e simples mobilizando sua vasta rede de contatos.

Não evite novas tecnologias. Adote mudanças inovadoras que melhoram a experiência de eventos e esteja sempre à frente. Há inúmeras formas de integrar novas tecnologias na gestão de eventos:

  • Colete sugestões de local para seu próximo congresso anual com uma pesquisa pré-evento.
  • Colete feedback em tempo real sobre os palestrantes com uma pesquisa online.
  • Ajude os participantes a chegar pontualmente no local certo com um aplicativo de evento. Cerca de metade dos participantes usam o aplicativo do evento.
  • Registre os momentos com uma cabine de fotos.

Se você decidir usar tecnologias não tão conhecidas em seu evento, tenha alguém na equipe que saiba como usá-las para que ela possa ajudar a resolver problemas durante o evento.

Qualquer evento precisa de ensaio, seja ele uma apresentação de alto nível ou uma formatura escolar. Programe um ensaio com a equipe, os voluntários e, se possível, os apresentadores, uma semana antes do evento. Dessa forma, você tem tempo suficiente para fazer quaisquer mudanças significativas na programação do evento, e a equipe e os voluntários têm tempo para se preparar. Teste toda a tecnologia durante o ensaio.

O segredo da gestão de um grande evento é entender a experiência dos participantes. No dia do evento, concentre-se o máximo possível neles. Preste atenção em tudo. Fale com as pessoas. Colete dados com pesquisas de feedback em tempo real.

Faça uma reunião com a equipe após o evento, na qual vocês possam falar sobre o que deu certo e o que deu errado. Junte toda a equipe, somente pessoas importantes da equipe ou a equipe e os voluntários. Essas reuniões são uma ótima forma de saber as impressões e sugestões das pessoas enquanto o evento ainda está fresco na memória.

Não esqueça os participantes, a equipe e os voluntários depois que eles forem embora. Converse com cada um desses grupos por email uma semana após o evento. No email, inclua um link para uma pesquisa de feedback final na qual você pode coletar conselhos práticos fazendo perguntas específicas para cada grupo:

Além disso, envie um email de agradecimento para o local e os fornecedores que tornaram o evento possível. Mostre que você valoriza o trabalho deles e quer manter contato.

Coloque os aprendizados em ação aplicando as mudanças positivas em cada evento. Analise o feedback dos participantes, da equipe e dos voluntários para resolver ineficiências em seu estilo de gestão de eventos. Veja como acabar com alguns problemas comuns:

  • Compare a satisfação dos participantes com o custo de cada fornecedor, e descarte fornecedores caros que não agregam valor ao evento.
  • Identifique membros da equipe ou voluntários redundantes e equipes com poucas pessoas, e transfira-os para equipes que precisam de mais ajuda.
  • Identifique áreas nas quais a equipe ou os voluntários não conseguem realizar seu trabalho de maneira eficaz. Revise o treinamento com foco nessas áreas.
  • Cada evento é uma oportunidade de aprendizado para o próximo evento. Não hesite em mudar seu estilo de gestão de eventos com base no feedback dos participantes, da equipe e dos voluntários. Afinal de contas, ao melhorar seu estilo, seus eventos proporcionarão uma experiência mais significativa para todas as pessoas envolvidas.

Agora que você sabe como aprimorar suas competências em gestão de eventos, coloque-as em ação. Eleve seu nível de gestão de eventos com a plataforma de gestão de experiência assistida por inteligência artificial da SurveyMonkey. Simplifique sua gestão de tempo hoje mesmo.

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