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Etapas simples para um evento de sucesso

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Eventos bem-sucedidos causam um grande impacto. Um evento médio de grande porte, por exemplo, é mencionado 1,4 milhão de vezes nas redes sociais durante sua realização. Eventos como esse divulgam informações sobre sua causa, negócio ou setor para pessoas além do seu círculo imediato. Por isso, é importante que eles sejam bem-organizados.

Está tendo dificuldade para equilibrar todas as tarefas associadas ao planejamento de um evento de sucesso? Fique tranquilo! Você não está sozinho. Até o organizador de eventos mais organizado do mundo tem dificuldades com a logística do dia a dia que possibilita a realização de um evento. Portanto, mantenha a organização com esta lista prática de planejamento de eventos em 16 semanas.

16 semanas antes do evento

Defina metas. Por que você está realizando o evento? O que espera alcançar? Dê direcionamento para seu projeto definindo um tópico ou tema e um conjunto claro de objetivos ou descobrindo o número de pessoas necessário para quebrar o recorde de público.
Reúna sua equipe. Atribua uma função (como administrador do programa, divulgador do evento, contato de operações ou tesoureiro) a cada membro da equipe. As funções devem ser acompanhadas de objetivos claros e, sempre que possível, de metas quantificáveis.
Escolha um local e a data. Determine quanto os participantes estão dispostos a pagar, quais locais eles acham mais convenientes e quem os acompanhará no evento (filhos, parceiros, colegas, amigos) usando uma pesquisa pré-evento. Em seguida, entre em contato com os locais para ver a disponibilidade de datas.
Confirme uma atração principal. Tente encontrar um palestrante de abertura, apresentador ou artista interessante na sua rede de contatos ou na da sua equipe para dar destaque ao evento. Confirme a disponibilidade dele.
Defina a programação do evento. Agora que garantiu a atração principal, chegou a hora de programar o restante do evento. Quem e o que você quer em seu evento?
Crie um orçamento. Descubra quanto custará a programação e decida como pagará por ela. Determine quanto você precisa angariar com inscrições, expositores, patrocinadores e outras fontes de financiamento. Use essas informações para definir os valores das inscrições e os níveis de patrocínio.
Entre em contato com fontes de financiamento (possíveis expositores e patrocinadores) com informações sobre os objetivos, a atração principal e os níveis de patrocínio do evento.

12 semanas antes do evento

Assine um contrato com a atração principal. Em seguida, obtenha materiais promocionais, como foto e biografia, dela. Reserve o transporte e a acomodação.
Assine contratos de patrocínio com as fontes de financiamento. Obtenha materiais promocionais, como logotipo, de cada patrocinador.
Confirme os apresentadores. Analise sua rede de contatos mais uma vez e tente identificar possíveis apresentadores, inclusive palestrantes e músicos. Confirme o interesse e a disponibilidade de cada apresentador. Comece a incluí-los no programa.
Confirme o entretenimento, o serviço de buffet, o controle de tráfego e a segurança. Entre em contato com os prestadores de serviços do evento para reservar as datas.
Obtenha alvarás e seguro de responsabilidade civil. Entre em contato com as autoridades locais caso seja necessário obter licenças de alimentação, de ruído e de sinalização, permissões para fechar vias ou proteção policial. O seguro de responsabilidade civil cobre ferimentos, danos materiais e outros acidentes de eventos.
Crie uma identidade de marca para o evento. Ela será usada nos materiais promocionais, decorações do evento e brindes.
Abra as inscrições. O formulário de inscrição online deve ser direto ao ponto, sem ignorar perguntas úteis de logística, como horário de chegada, restrições alimentares e tamanho da camiseta.
Promova o evento. Crie um site. Crie um evento ou uma página nas redes sociais. Publique atualizações à medida que os palestrantes e convidados ilustres forem confirmados. Envie-o à sua lista de contatos. Envie um comunicado à imprensa às redes de mídia mais relevantes.

4 semanas antes do evento

Assine contratos com os apresentadores e prestadores de serviço do evento.
Compre ou alugue os equipamentos necessários. Pergunte aos prestadores de serviços de quais equipamentos precisam. Entre em contato com o local para ver se ele fornece os equipamentos necessários. Em caso negativo, entre em contato com fornecedores para comprá-los ou alugá-los. Prepare brindes, como amostras de produtos, para o evento.
Obtenha a cópia de todos os discursos e apresentações. Solicite uma cópia dos discursos e apresentações da atração principal e dos palestrantes. Certifique-se de que sejam adequados e, se necessário, sugira alterações aos apresentadores.
Crie uma programação e um roteiro para o evento. Tenha um plano B para o caso de mau tempo ou pouco público.
Reúna voluntários. Determine sua necessidade de pessoal e envie uma solicitação de voluntários. Encontre a função perfeita para cada um deles fazendo perguntas sobre suas habilidades e interesses por meio de um formulário online de inscrição de voluntários.

1 semana antes do evento

Encerre as inscrições.
Envie pacotes de informações. Envie um pacote com a programação do evento, o cardápio, informações sobre os apresentadores, as informações de contato de outros participantes ou quaisquer outras informações úteis que ajudem você a atingir a meta definida para o evento. Esse também é um bom momento para realizar uma pesquisa com os participantes sobre suas expectativas para o evento. Se o evento tiver um aplicativo, inclua instruções sobre como baixá-lo.
Agende entrevistas na mídia com os apresentadores. Entre em contato com redes de mídia relevantes com uma lista dos apresentadores do evento a fim de avaliar o interesse. Em seguida, entre em contato com os apresentadores para falar sobre as oportunidades de entrevista. Prepare identificações de acesso de mídia. Se possível, reserve uma sala no local do evento para as entrevistas.

Véspera do evento

Faça uma cópia física e digital de todas as falas e apresentações. Não dê chance à lei de Murphy.
Prepare-se. Certifique-se de que todos os equipamentos e brindes estejam no local. Prepare a área de inscrição, as cadeiras, mesas e palcos.
Instrua os voluntários. Forme pequenos grupos dedicados liderados por uma pessoa da equipe de organização do evento.
Ligue para a imprensa. Confirme a presença de cada rede.

Dia do evento

Colete feedback em tempo real. Envie formulários de feedback de evento nos intervalos da programação. Essas pesquisas medem o sucesso do evento em tempo real e permitem que você resolva qualquer problema à medida que ele surgir.

1 semana após o evento

Envie emails de agradecimento. Elabore emails diferentes para os participantes, voluntários e apresentadores. Destaque os pontos fortes do evento, como alto número de participantes, diálogo produtivo e feedback positivo.
Anexe uma pesquisa pós-evento. Meça o sucesso do evento e comece a planejar o próximo com uma pesquisa pós-evento. Personalize-a para que abranja as questões mais relevantes para os participantes, voluntários e apresentadores.

Prepare seu evento para o sucesso com nossa abrangente lista de verificação de planejamento de eventos. Lembre-se de que, mesmo seguindo à risca a lista de verificação de planejamento de eventos, a melhor forma de medir seu progresso é usar as metas definidas na etapa 1.