Como criar e usar um formulário de confirmação de presença para melhorar seus eventos

A confirmação de presença é uma forma de ter uma ideia mais precisa do número de pessoas que comparecerá em um evento. Nós normalmente usamos formulários de confirmação de presença para coletar respostas para nossos próprios eventos ou para confirmar ou não nossa presença no evento de outra pessoa. Ao planejar um evento, seja ele virtual ou presencial, é importante saber quantas pessoas participarão.

Quer seu evento seja voltado para pessoas de todo o país ou até de qualquer parte do mundo, os formulários online são a maneira mais eficaz de obter confirmação e coletar todas as informações necessárias, além de ter tudo à mão.

Os formulários online de confirmação de presença de eventos permitem coletar respostas detalhadas de cada respondente. Dependendo do evento, você pode personalizar o formulário para solicitar informações que ajudarão a tornar a ocasião mais agradável para todas as pessoas participantes.

Um dos aspectos mais úteis de confirmações de presença online é ter todas as informações coletadas em tempo real em um só lugar, em um painel que pode ser facilmente acessado a qualquer momento pelo computador, tablet ou celular.

O número de participantes é a informação mais importante de um evento. O tamanho do local a ser reservado e a quantidade de comida a ser encomendada dependem de números precisos. Fazer uma estimativa geral é uma solução arriscada. Você pode acabar com salas superlotadas e comida insuficiente ou com um local gigantesco e desperdício de comida – e de dinheiro.

Ao organizar um evento, o conforto das pessoas participantes é sua prioridade. Alguém tem necessidades especiais de acessibilidade ou restrições alimentares? Ao fazer esses tipos de pergunta no formulário de confirmação de presença, você consegue garantir que todo mundo tenha o que precisa para aproveitar o evento ao máximo.

As informações da confirmação de presença online ajudam você a interagir melhor com as pessoas. Por exemplo, ao saber o nome das pessoas acompanhantes de cada participante, você pode personalizar os crachás e cartões de identificação. Você também pode usar as informações de contato do formulário de confirmação de presença para gerar entusiasmo antes do evento.

DICA: não se esqueça de enviar uma pesquisa pós-evento para coletar feedback útil para o planejamento do seu próximo evento.

Nós normalmente associamos confirmações de presença a casamentos, mas elas podem ser usadas para qualquer tipo de evento. Siga estas práticas recomendadas quando for criar seu formulário online de confirmação de presença:

Mesmo que você já tenha as informações de contato de cada participante, é importante solicitá-las no formulário online de confirmação de presença. As pessoas podem mudar de número de telefone, e-mail e endereço. Dessa forma, você se certifica de que tem os dados de contato mais atualizados para o envio de informações sobre o evento.

Em eventos profissionais, certifique-se de que as pessoas entendam que suas informações de contato serão usadas para envio futuro de ofertas, promoções de eventos e outras finalidades de marketing. Dessa forma, elas podem decidir se preferem compartilhar suas informações pessoais ou profissionais.

Você precisa de tempo para reservar um local adequado e o serviço de alimentação. Portanto, inclua o prazo de confirmação de presença em destaque no formulário. Se necessário, envie lembretes para as pessoas que não confirmaram dentro do prazo, mas não espere muito. Você precisa finalizar a contagem para começar a organização.

Muita gente fica em dúvida ao enviar formulários online: será que ele foi? Ou mesmo posteriormente: será que confirmei presença no evento? Envie um email de confirmação de recebimento. Inclua detalhes do evento para que as pessoas possam consultar informações como horário e local posteriormente.

Dependendo do tipo de evento, você pode incluir os seguintes campos:

Correio é coisa do passado: coleta manual de respostas, criação de gráficos com informações de cada pessoa, preocupação com o recebimento ou não do cartão, ou a dor de cabeça com o possível esquecimento de alguma informação importante… 

Com os formulários online de confirmação de presença, tudo é feito na internet com a máxima eficiência.

Se tiver as informações de contato das pessoas, você pode enviar o formulário de confirmação de presença por email. Esse método é ótimo para casamentos, reuniões familiares e outros casos em que você conhece as pessoas convidadas.

Você também pode enviar lembretes por email.

Se você estiver tentando alcançar um público mais amplo para um evento como um congresso, uma feira ou uma palestra, incorpore o formulário de confirmação de presença ao seu site. Com a SurveyMonkey, é muito simples fazer isso, e as pessoas que visitarem seu site terão acesso imediato ao formulário.

Anuncie o link do formulário de confirmação de presença por canais pagos e outras estratégias de marketing para gerar tráfego para a página e o formulário do evento.

Publique o link da página do evento e o formulário de confirmação de presença nas redes sociais. Com a SurveyMonkey, você gera um link exclusivo para o formulário online para divulgar seu evento em todas as redes sociais. As pessoas passam, em média, quase duas horas e meia nas redes sociais diariamente. Portanto, essas plataformas são o local perfeito para divulgar seu evento e compartilhar o link do formulário.

A SurveyMonkey simplifica a criação de formulários online de confirmação de presença. Basta começar com o nosso modelo de confirmação de presença. Todos os nossos modelos são totalmente personalizáveis: você pode adicionar logotipo, imagens, artes gráficas e texto adaptados ao seu evento.

A SurveyMonkey tem tudo de que você precisa para criar um formulário online de confirmação de presença para seu evento. Comece com o nosso modelo ou crie seu próprio formulário do zero. Personalize tudo, desde imagens até o texto, para tornar seu formulário único.As soluções de formulários da SurveyMonkey ajudarão você sempre que precisar. Crie uma conta para começar ou escolha um plano que atenda às suas necessidades. Comece hoje mesmo!