Nestes dias de tanta incerteza, com quarentenas e isolamento social em várias partes do mundo, seus funcionários sentem que estão recebendo seu apoio? A boa notícia para gerentes, diretores executivos e profissionais de RH que citam isso como uma das principais preocupações em relação ao vírus: nós entendemos e temos pesquisas que podem ajudar. Trabalhamos com nossos especialistas para preparar dois modelos que você pode usar para avaliar e monitorar sua organização nas próximas semanas.
Por que agora é a hora de enviar essas pesquisas? Porque as pessoas estão se sentindo inseguras e querem ter uma conversa franca. Usamos o SurveyMonkey Audience e descobrimos que 86% das pessoas disseram achar pertinente ou totalmente pertinente que o empregador enviasse pesquisas no clima atual, enquanto 27% até acharam que deveriam estar recebendo mais pesquisas de seus empregadores.
Então, deixe um pouco dessa incerteza de lado e se envolva. Nosso primeiro modelo de pesquisa foi criado com sua organização inteira em mente. Pense nesta pesquisa como uma forma de contato que aumenta a visibilidade da diretoria. O segundo modelo é mais tático, feito para ajudar cada gerente a entender como estão os funcionários da sua equipe. Vamos orientar você sobre como obter sucesso com ambos os modelos dentro da sua organização.
Etapa 1: Identifique o titular certo
Escolha alguém que tenha tanto o interesse quanto a autoridade para mudar as condições de trabalho dos funcionários e se prepare para fazer mudanças baseadas no feedback que receber. A melhor opção normalmente é um(a) representante sênior do departamento de RH, como um diretor ou uma diretora ou vice-presidente de RH.
Etapa 2: Decida se precisa adicionar ferramentas antes de começar
Se sua organização tiver mudado amplamente para o trabalho remoto e ainda não tiver um mecanismo para coleta de feedback nessa nova estrutura de trabalho, você provavelmente precisará de um software de pesquisa (como a SurveyMonkey). Mas também poderá precisar de mais maneiras de se comunicar com os funcionários ou locais onde armazenar e organizar dados online. Entenda suas necessidades em termos de informação antes de começar a abordagem.
Etapa 3: Defina sua abordagem de pesquisa
Antes de iniciar seu programa de pesquisa sobre o coronavírus, você deve ter uma abordagem e um plano de projeto para agir. Esse plano guiará todos os aspectos do seu programa. Dedique um tempo para pensar nos seguintes:
- Abordagem - Decida quais pesquisas você deseja enviar e o objetivo de cada uma. Nossa recomendação é enviar uma pesquisa para a empresa em geral, que forneça uma visibilidade abrangente da diretoria executiva, e uma mais tática para os gerentes locais.
- Cronograma e frequência - Desenvolva um cronograma para a elaboração e implementação da pesquisa, incluindo prazos, frequência e as datas para conferir os resultados. Recomendamos inicialmente enviar a pesquisa uma vez e depois reenviar a cada 30 dias. Se quiser repetir a pesquisa regularmente, isso também pode ser feito automaticamente na SurveyMonkey.
- Comunicação - Desenvolva um plano das principais comunicações, incluindo comunicados pré e pós-pesquisa. Incluímos recomendações para seus comunicados abaixo.
- Funções e responsabilidades - Determine quem atuará no desenvolvimento e na distribuição da pesquisa. Também é uma boa ideia definir quem estará envolvido(a) na ação, com base nas respostas.
Etapa 4: Elabore sua pesquisa aproveitando nossos modelos de pesquisa existentes
A próxima etapa é desenvolver sua pesquisa. É aí que entram nossos modelos!
O primeiro foi feito para uso geral do RH e da equipe de liderança.
O segundo foi feito para ajudar cada gerente a entender como sua equipe está lidando com a situação agora e como estarão nas próximas semanas.
Você pode ajustar ambas as pesquisas com o editor e personalizá-las a fim de que sejam mais específicas para sua organização. Ao mesmo tempo, aproveite as comparações a referências das perguntas que usar do modelo.
Você também pode colocar sua marca na pesquisa, para que ela seja uma experiência mais interna e familiar.
Etapa 5: Defina o plano de comunicação pré-pesquisa
A maneira como você fala da sua pesquisa pode ter um forte impacto nas suas taxas de resposta. Também é de seu interesse pensar na estratégia de comunicação e nas listas de distribuição. Começaremos com a comunicação pré-pesquisa.
Para sua comunicação pré-pesquisa, sugerimos que envie um comunicado para toda a sua empresa, focando nos objetivos gerais dela. Também sugerimos enviar um email específico aos gerentes e líderes da organização, com uma chamada para ação para enviar a pesquisa à gerência.
O anúncio geral para a empresa será o primeiro ponto de contato para informar os funcionários de que você está lançando essas pesquisas. Você pode divulgar isso em uma reunião geral, em um canal do Slack ou por email.
Pense em incluir os seguintes:
- O cronograma da pesquisa e como ela chegará
- O que ela está medindo e por que isso é importante
- Como pretende visualizar os resultados e agir conforme os dados
Os gerentes têm um papel crucial no processo de feedback dos funcionários, incluindo agir com base nos resultados. O comunicado específico para a gerência deve incluir:
- A ênfase na função que os gerentes desempenham e suas expectativas para o envolvimento deles
- O reforço da importância da participação da equipe no programa
Etapa 6: Envie a pesquisa
Agora que sua pesquisa está pronta e seu comunicado foi enviado, é a hora de lançar a própria pesquisa. Sugerimos uma abordagem diferente para seus dois programas de pesquisa.
Para a pesquisa geral para toda a organização, você pode aproveitar o coletor por email ou um link do seu portal de comunicação padrão. Caso deseje que somente os funcionários internos respondam, use um login unificado para respondentes, a fim de requerer uma autenticação antes que respondam à pesquisa.
Defina um prazo para os funcionários responderem e pense em enviar pelo menos um lembrete. Geralmente, uma janela de dois dias para responder é suficiente.
Para a pesquisa da gerência, recomendamos obter uma lista de gerentes de TI ou RH, convidá-los a criar contas na SurveyMonkey (lembre-se de que não cobraremos taxas de excedentes até 15 de junho) e criar um grupo de trabalho para adicioná-los e compartilhar a pesquisa.
Caso não queira que as pessoas modifiquem a pesquisa ou vejam todos os resultados, é possível limitar as permissões do grupo. Quando gerentes fazem parte de um grupo de projeto, podem utilizar o coletor por email ou um link para compartilhar as pesquisas com suas equipes. Foram incluídas instruções para gerentes nos e-mails de comunicação pré-pesquisa. Recomendamos que gerentes enviem esta pesquisa semanalmente usando o recurso de pesquisa recorrente. Assim, podem se manter atualizados sobre o que suas equipes estão sentindo com tantas mudanças acontecendo no mundo.
Etapa 7: Consulte os resultados e entre em ação
Quando as pesquisas tiverem sido enviadas, dedique um tempo para conversar sobre os resultados com as principais partes interessadas assim que possível.
Concentre-se nas áreas onde você estiver na melhor posição para agir. Isso não somente facilitará seus próximos passos, mas também ajudará a medir o impacto na próxima pesquisa.
Para o modelo da gerência, verifique se todos os gerentes receberam a documentação e o treinamento sobre como responder ao feedback e usar os dados para agir. Se possível, organize sessões em que gerentes possam fazer perguntas. Se não, documentos de perguntas frequentes podem ser suficientes para oferecer-lhes as ferramentas certas para responder às necessidades dos funcionários.
Etapa 8: Comunique as ações que tomará quando tiver os resultados
Os funcionários vão querer saber o que você fará com o feedback que lhe deram. Compartilhar os resultados gerais da pesquisa e como pretende responder a isso permite que saibam que estão sendo ouvidos. Mantenha-lhes atualizados regularmente e incentive comentários e feedback. Depois faça tudo de novo!
As coisas podem estar totalmente fora do comum no momento, mas incluir um programa de pesquisa na resposta da sua organização ao coronavírus poderá fornecer insights sobre como todos estão lidando com isso e quem precisará de mais apoio nas próximas semanas e além. Isso pode ser algo simples, mas deve ajudar sua organização a se sentir mais unida, um sentimento que nunca foi tão importante.
