No começo de 2020, a COVID-19 foi uma reviravolta para muitas empresas, interrompendo até os processos de produção mais cuidadosamente gerenciados. À medida que fabricantes essenciais começaram a se preparar para a reabertura presencial, entender como monitorar com eficácia os sintomas de cada colaborador se tornou um grande desafio logístico. Para empresas como a Carlex Glass, uma subsidiária da japonesa Central Glass, implementar um novo processo parecia pelo menos prejudicar os lucros e a produtividade, mas talvez até ser impossível. A Carlex fabrica vidro para grandes empresas do setor automotivo, incluindo produtos de reposição. Com seis grandes plantas em operação, a empresa precisava monitorar 1.800 colaboradores todos os dias.
Enquanto Bill Walker, diretor de TI da Carlex Glass, se reunia com colegas executivos em abril de 2020 para lidar com os desafios da época, ele teve uma ideia.
“O presidente da empresa disse que 'Vai ser difícil. Vamos ter 600 pessoas aglomeradas no estacionamento tentando entrar para trabalhar'”, disse Bill. “Foi quando eu sugeri usar algum tipo de ferramenta de pesquisa automatizada para fazer isso”.
Gerenciando verificações de saúde diárias para milhares de colaboradores em vários locais diferentes
Perguntar para centenas de colaboradores todos os dias sobre seus sintomas ou preocupações de exposição seria um processo lento e que exigiria muitas pessoas monitorando os pontos de verificação e tentando manter as coisas funcionando. Para uma empresa de um setor essencial que precisava voltar a funcionar e manter seus carregamentos chegando para os clientes o mais rápido possível, o processo presencial não seria suficiente.
Se um colaborador respondesse sim para uma das perguntas sobre os sintomas, não seria eficiente para ela ou a equipe de RH ficar na porta tentando continuar com as próximas etapas, e, mais importante, isso arriscaria expor outros colaboradores que estivessem chegando para trabalhar. Somando tudo isso, esses desafios gerariam custos a mais: horas extras para os colaboradores trabalhando na porta, horas extras para o pessoal que estivesse cobrindo as pessoas que estivessem em isolamento, etc.
A Carlex ainda teve uma camada a mais de complicação, pois a empresa não tinha um método consistente de se comunicar com os colaboradores em massa, já que muitos deles não tinham email da Carlex. Informá-los sobre o processo com antecedência seria crucial.
Bill pôde contar com uma ferramenta testada e aprovada para criar um novo sistema para a Carlex. Como já era usuário da SurveyMonkey, ele sabia bem o que fazer e sugeriu o SurveyMonkey Enterprise para a equipe executiva.
Mantendo os negócios funcionando e os colaboradores informados
A Carlex primeiro abordou a necessidade de disseminar informações sobre a resposta da empresa à crise da COVID-19 e os planos para reabertura. A empresa usou a SurveyMonkey como uma ferramenta de informação para enviar aos colaboradores um pacote digital de informações.
“Nós a usamos como uma maneira de informar a todos sobre o que esperar”, disse Bill. “Incluíamos novidades sobre operações, informações do RH, medidas de mitigação e uma carta do presidente”. Pouco tempo depois, a Carlex enviou uma pesquisa de atualização cadastral para começar a estabelecer um contato mais próximo com os colaboradores, preparando a organização para a próxima etapa do projeto.
Em seguida, os colaboradores recebiam uma pesquisa de “volta aos escritórios” que incluía quatro perguntas sobre as diretrizes do CDC da época. Depois das primeiras semanas, mudamos para três perguntas para aumentar a eficiência. Se um colaborador respondesse sim para uma das perguntas sobre sintomas, ele ou ela recebia uma mensagem pedindo que não viesse para o escritório. O RH e a gerência eram alertados com um relatório de quem respondia que sim para que pudessem entrar em contato com mais instruções. Com o passar dos anos, essas verificações diárias mudaram para pesquisas semanais de “recertificação de bem-estar pessoal”. As equipes responsáveis, incluindo o Comitê de Supervisão da Pandemia da Carlex, recebia relatórios às 7h00 da manhã todos os dias pela SurveyMonkey, informando quais colaboradores precisavam ser contatados. A Carlex também instalou alguns quiosques na entrada para qualquer pessoa que ainda não havia respondido à pesquisa.
Protegendo os locais de trabalho e garantindo um custo-benefício expressivo
“A primeira rodada de pesquisas, incluindo a atualização de dados cadastrais e as certificações de bem-estar, tiveram taxas de resposta altas de 70%”, disse Bill. A empresa coletou mais de 17.000 respostas até hoje. Essa ampla aceitação permitiu que a empresa recuperasse toda sua capacidade rapidamente e mantivesse procedimentos de segurança nos meses seguintes.
Os esforços criaram uma rotina mais consistente de comunicação de colaboradores, melhorando a mensagem interna e a conscientização. Bill disse que o nível de comunicação interna não seria possível com um processo totalmente presencial e aponta para grande economia de tempo e investimento.
“Nós tínhamos um processo de uma hora e meia todas as manhãs, em vez de uma pesquisa que leva 30 segundos por pessoa. Só de horas extras, nós economizamos pelo menos US$ 9.000 por dia”.
Bill diz que a Carlex agora está explorando outras maneiras de usar a SurveyMonkey.
“A SurveyMonkey aumentou a eficiência do nosso processo de volta aos escritórios presenciais e melhorou a comunicação com nosso pessoal”, disse ele. “O custo-benefício foi incrível”.
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