Os lembretes por email são uma das estratégias mais comuns usadas pelos criadores de pesquisas para impulsionar as taxas de resposta. Eles oferecem uma segunda chance de chamar a atenção dos destinatários e aumentar o número de respostas em suas pesquisas mais importantes. Não há dúvidas de que os lembretes são úteis. No entanto, otimizá-los sem exagero é uma arte complicada até mesmo para os pesquisadores de questionário mais experientes.
Quando enviar o primeiro lembrete? E o segundo? Quando parar? Você deve enviar um agradecimento no final da pesquisa? Cada decisão gera mais incertezas. Você correrá o risco de irritar ou alienar o público se for muito persistente e de perdê-lo se esperar muito. Há também o risco de o lembrete ser denunciado como spam. Portanto, é importante saber quando parar.
Agora, a SurveyMonkey permite automatizar os lembretes por email. Dessa forma, é possível definir sua estratégia de intervalos com antecedência e ajustar a escala conforme envia mais questionários. No entanto, se você automatiza seus lembretes, é ainda mais importante pensar bem sobre esses intervalos.
Entre os milhões de questionários aplicados na plataforma da SurveyMonkey a cada ano, uma parte significativa usa emails para obter mais respostas, com grande variação na forma como esses convites, agradecimentos e lembretes são implementados. Nós analisamos os dados de forma mais ampla para entender as práticas recomendadas associadas às pesquisas com bom desempenho e acabar com as suposições na frequência de envio de lembretes.
O período de 48 a 72 horas após o convite inicial da pesquisa é o melhor momento para enviar lembretes
Não envie lembretes muito cedo. Por que incomodar as pessoas que já devem estar considerando responder à pesquisa? Os lembretes são realmente importantes após os destinatários terem lido e desconsiderado os emails anteriores. No entanto, se você quiser enviar lembretes em massa, não é viável esperar que todos os destinatários reajam, por questões de tempo. Então, como encontrar um meio-termo?
Descubra o período relevante para grande parte do seu público. Em uma pesquisa comum (indicada pela linha verde no gráfico abaixo), 86% de todas as respostas são coletadas em 48 horas. Depois disso, normalmente é o momento de enviar lembretes para acelerar a obtenção de respostas.
No entanto, também depende da pesquisa. A linha azul acima mostra que 5% das pesquisas têm um andamento geral mais lento. Elas incluem pesquisas mais longas, pesquisas enviadas em épocas ocupadas do ano ou pesquisas direcionadas a um público particularmente mais ocupado. Isso se aplica ao seu caso? Em caso afirmativo, talvez seja melhor esperar um pouco mais.
Recomendamos que os lembretes pós-pesquisa sejam enviados de 48 horas (para a maioria das pesquisas) a 72 horas (se você suspeitar que os respondentes demorarão para entregar as respostas) após o email inicial.
Envie lembretes somente quando necessário e limite-se a no máximo quatro
Quer saber quantos lembretes outros criadores de pesquisas normalmente enviam? Confira a tabela abaixo.
O primeiro lembrete foi enviado por cerca de 29% das pesquisas. Esse número caiu drasticamente no segundo, terceiro e quarto lembretes. Em alguns casos, mais de quatro lembretes foram enviados. No entanto, segundo o registro do sistema da SurveyMonkey, alguns criadores chegaram a enviar 40 lembretes. Como saber quando parar?
Primeiramente, se os convites iniciais tiverem os resultados desejados nessa janela de 48 a 72 horas, não envie lembretes. Estabeleça suas necessidades de resposta logo no início e interrompa os lembretes assim que as metas forem atingidas, principalmente se você já tiver definido um sistema de emails automáticos. Não vale a pena incomodar seus clientes, funcionários ou seja quem for sem necessidade.
Se o convite inicial não resultar no número de respostas necessário, os lembretes podem ajudar. No entanto, recomendamos limitá-los a quatro. Na verdade, a eficácia dos lembretes normalmente diminui à medida que mais são enviados (veja o gráfico abaixo), aumentando a probabilidade de a pesquisa ser marcada como spam. Nos quatro primeiros lembretes, você pode esperar uma taxa de resposta de cerca de 3% (ou até mais). Entretanto, depois disso, eles se tornam triviais.
Os lembretes não fazem mágica. Comparado ao número de respostas obtidas após o convite inicial (primeiras impressões), a eficácia dos lembretes é limitada. A probabilidade de uma pessoa responder ao convite inicial é cinco vezes maior que ao primeiro lembrete. Essa probabilidade é ainda menor nos demais lembretes.
Portanto, não conte com inúmeros lembretes para aumentar o número de respostas da sua pesquisa. Otimize o convite inicial, pois isso é o que mais importa. Você poderá se surpreender com a diferença. Se você decidir usar lembretes, considere os períodos de envio e as solicitações com cuidado.
Você não precisa (e não deve) desconsiderar totalmente os lembretes por email. Os vendedores sabem a importância do follow-up para obter resultados melhores. Os lembretes são uma ferramenta extremamente útil, mas precisam ser usados corretamente.
