No entanto, várias pesquisas mostram que tendemos a não ser produtivos. Um estudo da Gallup descobriu que somente 33% dos funcionários são envolvidos em seu trabalho. Já 64% deles se recusam a acreditar que fazer várias tarefas ao mesmo tempo prejudica sua eficiência no trabalho. Foi comprovado que isso diminui a produtividade em até 40%.
Portanto, quando acreditam que estão sendo produtivas e, na verdade, não estão, essas pessoas acabam não conseguindo realizar o que pretendiam. O que os funcionários podem fazer para melhorar sua produtividade?
Para descobrir, perguntamos a 485 funcionários que fazem parte do SurveyMonkey Audience sobre sua produtividade e os fatores que a influenciam positiva e negativamente. Veja o que descobrimos:
Qual é a sua curiosidade?
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Concentre-se nas atividades certas
As pessoas fazem de tudo para melhorar sua produtividade, mas nem sempre têm os melhores resultados. Por exemplo, praticamente um terço dos profissionais comem lanches para serem mais produtivos (32%). No entanto, menos de 3% deles afirmam que isso ajuda na produtividade.
Em vez de seguir um hábito sem pensar, concentre-se nos comportamentos que comprovadamente melhoram a eficiência no trabalho. Veja aqui alguns para ajudar você a começar:
- Crie listas de afazeres. Mais de 20% dos funcionários dizem que elas são o principal contribuidor para sua produtividade. Portanto, é provável que elas também sejam úteis para você. Uma lista de afazeres evita que uma tarefa seja esquecida e ajuda a priorizar as mais urgentes.
- Escute música. Música clássica ajuda você a relaxar? Música eletrônica ajuda você a se concentrar? Embora menos da metade dos funcionários escute música (45%), foi comprovado que ela ajuda a diminuir os níveis de ansiedade e estresse.
- Esqueça as distrações à noite e durma mais. Estar bem descansado é fundamental para a produtividade. Quantas horas de sono são suficientes? A maioria dos funcionários precisa de pelo menos sete horas para se sentir produtiva no dia seguinte. No entanto, com base em uma pesquisa que fizemos, mais da metade das pessoas não dorme o suficiente.
Identifique as distrações e reduza o impacto delas na sua produtividade
Algumas distrações são específicas da idade. A geração Y, por exemplo, se distrai mais facilmente que as demais com as redes sociais. Funcionários mais velhos (de 45 a 60 anos), por outro lado, acreditam que as ferramentas de comunicação do local de trabalho atrapalham mais.
Outras distrações são mais gerais. Veja aqui três distrações comuns que afetam pessoas de todas as idades e ideias de como evitá-las:
- Colegas de trabalho que gostam de conversar e não deixam você trabalhar. Aproximadamente 45% dos funcionários afirmam se distrair com colegas. Isso pode ou não ser uma surpresa, já que o aumento dos escritórios abertos facilitou a interação entre os colegas de trabalho.
Embora não queira parecer rude ou distante, você também precisa trabalhar, não é? Veja aqui algumas ideias de como driblar seus colegas barulhentos:
- Encontre um local silencioso no escritório. Há um motivo pelo qual mais da metade dos funcionários de alto desempenho preza um pouco de paz: ela pode ajudar você a se concentrar e, por fim, até produzir mais.
- Use fones de ouvido. Eles bloqueiam ruídos externos e indicam de forma educada que você está ocupado.
- Considere os bate-papos como intervalos para a mente. Fazer pausas frequentes melhora o nível de concentração.
2. Reuniões que não atendem às suas necessidades. Quase três quartos (71%) dos gerentes seniores admitem que reuniões são normalmente improdutivas. Já 65% deles afirmam que elas atrapalham a conclusão de um trabalho.
Embora sejam inevitáveis e parte essencial do processo de trabalho dos funcionários, há formas de limitar a duração delas e até acabar com as que não são necessárias:
- Peça para o organizador definir os temas da reunião com antecedência. Eles ajudam a equipe a se manter concentrada durante a reunião. Temas claros também podem ajudar os colegas a decidir se podem faltar à reunião.
- Deixe alguém responsável pelo controle do tempo. Essa pessoa deve garantir que a reunião comece e termine pontualmente.
- Use um questionário simples de reunião. Envie-o após uma reunião longa e/ou recorrente. O feedback pode ajudar o organizador a encontrar formas de reduzi-la no futuro.
3. Expectativas de trabalho incertas. Apenas cerca de metade dos funcionários sabe o que é esperado deles no trabalho.
Embora seu gerente possa ser responsável por esse problema, você também pode ajudar a esclarecer as incertezas:
- Nas reuniões individuais com seu gerente, faça perguntas do tipo "Como meu trabalho ajuda nas metas da empresa?" e "Como posso melhorar a parceria com a minha equipe?". Elas podem ajudar a priorizar tarefas e melhorar a colaboração.
- Proponha uma abordagem para uma tarefa específica e pergunte ao gerente o que ele acha dela. Você poderá obter orientações mais específicas.
- Se o contato direto com seu gerente for desconfortável, deixe um feedback anônimo e sincero no questionário do funcionário. Sugira ao departamento de RH o uso de questionários para melhorar as expectativas e o desempenho dos funcionários.
Com tantos estímulos diferentes, vivemos em uma época difícil para sermos produtivos. A boa notícia é que você pode controlar essas distrações. Basta conhecê-las e seguir as etapas certas para limitar seu impacto.
Agora que você tem mais ferramentas para ajudar a se concentrar, seja produtivo!
