Como criar questionários para avaliação pré e pós-eventos

A coordenação de eventos é considerada um dos trabalhos mais estressantes que há, seguida por bombeiros, pilotos e militares.

Quando você está correndo pelo centro de convenções atrás do gerador de energia, ligando freneticamente para o serviço de bufê para reclamar de uma opção errada do almoço ou tentando acalmar a pessoa palestrante que está tendo um ataque de pânico, a última coisa que passa pela sua cabeça é a criação de um programa de feedback. No entanto, feedback é exatamente o que pode ajudar a evitar esses e outros tipos de problemas no futuro.

Cerca de 50% das pessoas que trabalham com eventos realizam eventos híbridos, segundo o Relatório de tendências de eventos da Eventbrite, de 2022. É uma oportunidade para obter insights valiosos para melhorias futuras. Insights de pesquisas de eventos podem ajudar a:

Essa é uma prática recomendada para pesquisas em geral, mas especialmente importante para pesquisas de eventos. As pessoas fazem uma gentileza ao responder a pesquisas, portanto, retribua respeitando o tempo delas. Tente se limitar a cinco perguntas e se ater ao essencial.

Use apenas uma ou duas perguntas abertas para obter feedback ou ideias gerais. No restante da pesquisa, use perguntas de múltipla escolha com uma opção “Outro”, principalmente nas perguntas sobre logística. No entanto, o feedback de eventos é exatamente o que pode ajudar a evitar esses e outros tipos de problemas no futuro.
Se você precisa fazer mais de cinco perguntas, use a lógica de ramificação sempre que possível para garantir que as perguntas relevantes sejam feitas para cada pessoa. Por exemplo, não pergunte se a pessoa gostou da salada do almoço para só depois descobrir que ela não almoçou no evento.

É esperado que você queira obter o máximo de feedback possível, mas tornar todas as perguntas obrigatórias é contraproducente, pois exige que as pessoas respondam a todas as perguntas da página para concluir a pesquisa.

Na verdade, se possível, não torne nenhuma pergunta obrigatória. Mesmo que as pessoas pulem algumas perguntas, você terá informações das demais perguntas.

Perguntas com lógica de ramificação são exceção, pois elas direcionam as pessoas de acordo com a resposta fornecida. Portanto, é necessário tornar esse tipo de pergunta obrigatória. Nesse caso, tente adicioná-las ao início da pesquisa.

Outra prática recomendada é fazer as perguntas mais importantes primeiro. Na maioria dos eventos, é uma pergunta geral sobre a satisfação com o evento, como “De modo geral, qual é sua avaliação do evento?” ou “Qual é a probabilidade de você recomendar o evento a amigos?”.

Deixe essa pergunta em uma página separada, antes de entrar em mais detalhes. Quando a pessoa clica em “Seguinte”, a SurveyMonkey registra a resposta. Por isso, mesmo que ela desista da pesquisa no meio do caminho, você terá o feedback mais importante.

Deixe as perguntas mais difíceis para o fim. É melhor obter dados incompletos de uma ampla variedade de participantes que respondem às primeiras perguntas do que pesquisas completas de menos pessoas.

Crie seu questionário para avaliação de evento de maneira intuitiva, agrupando as perguntas por tópico para que as pessoas consigam entender facilmente e responder de maneira mais rápida. Por exemplo, você pode adicionar perguntas sobre o conteúdo do evento em uma página e perguntas sobre a logística em outra.

Deixe as perguntas relacionadas ao perfil demográfico na última página. Essas são as informações menos importantes, quando comparadas a feedbacks práticos do evento, mas são úteis para filtrar e identificar tendências.

Não basta adicionar um link da pesquisa no email pós-evento. Incorpore a primeira pergunta no corpo do próprio email. Normalmente, o email é o principal meio de comunicação com visitantes do seu evento. Incorporar sua pesquisa direto nele facilita a resposta, pois a pessoa não precisa clicar no link para acessá-la. Dessa forma, a taxa de resposta será maior e os resultados serão mais precisos. 

Um estudo da SurveyMonkey revelou um aumento de 22% na taxa de abertura de pesquisas quando a primeira pergunta é incorporada ao email. Além de aumentar as chances de as pessoas abrirem a pesquisa, também aumenta a probabilidade de a concluírem em 20%.

Se as pessoas tiverem opiniões fortes sobre seu evento, quer tenham adorado ou odiado ele, a probabilidade de responderem à pesquisa será maior. No entanto, para obter insights robustos, é preciso ir além. É preciso obter mais respostas, incluindo mais respostas moderadas. Esse grupo intermediário que achou seu evento “okay” é importante. Você consegue converter essas pessoas em fãs se prestar atenção ao feedback delas.

Para inspirar pessoas menos entusiasmadas a responder à pesquisa, simplifique-a o máximo possível. Além de mantê-la breve e usar perguntas de múltipla escolha, inclua perguntas da escala Likert (escala com opções de resposta que normalmente variam entre “Discordo totalmente” e “Concordo totalmente”), para que respondentes com opinião moderada possam se expressar de maneira precisa.

Embora seja importante obter feedback sobre a experiência geral das pessoas participantes após o evento, também pode ser útil enviar pesquisas durante o evento, caso ele dure mais de um dia.

Por exemplo, você pode enviar um breve questionário após cada sessão para obter insights específicos. Para esse tipo de pesquisa, adicione, no máximo, cinco perguntas. Facilite a resposta usando perguntas fechadas breves. Forneça uma lista de respostas de múltipla escolha ou uma escala de avaliação para agilizar o processo de resposta.

Confira as principais dicas para criar pesquisas de feedback de eventos:

Não sabe que tipo de pergunta fazer? Confira estas 15 perguntas de pesquisa pós-evento para fazer no seu próximo evento.

Feedbacks de eventos nem sempre são simples de entender. Você pode se deparar com relatórios conflitantes e dados incompletos. Pior ainda, seus dados podem estar distorcidos por pessoas que responderam de forma apressada e sem atenção à pesquisa. Uma análise holística dos resultados pode ajudar a entendê-los.

Você pode usar questionários antes, durante e após o evento para proporcionar a melhor experiência possível para as pessoas e progredir com suas metas de marketing. Vejamos como você pode fazer isso.

Se você já usou um serviço de streaming, como Netflix ou Spotify, entende quando falamos de personalização. Qualquer pessoa gosta de ter uma experiência personalizada. Imagine poder proporcionar essa mesma experiência para as pessoas que participarem do seu evento. Esse é o objetivo dos questionários para avaliação pré-evento.

Os questionários para avaliação pré-evento podem ajudar a alcançar dois principais objetivos: preparar o conteúdo mais relevante possível e resolver a logística (restrições alimentares, transporte, horário de chegada, etc.). Nos dois casos, quanto mais você conseguir planejar com antecedência, melhor. 
O formato do seu questionário para avaliação evento depende do seu objetivo e do nível de influência das pessoas participantes. Você pode pedir para as pessoas ajudarem a escolher o grupo de palestrantes e os principais tópicos ou apenas abrir para perguntas.

A estrutura e o horário e o formato de envio do questionário para avaliação pré-evento varia de acordo com o nível de influência das pessoas participantes. A abertura para tópicos de workshop ou pontos de discussão requer mais tempo de análise e ação do que uma simples pesquisa de logística.

Confira abaixo o que você precisa decidir antes de começar seu questionário para avaliação pré-evento.

As perguntas para o questionário variam de acordo com o tipo de evento realizado, mas temos um modelo de questionário para avaliação pré-evento geral que pode ser personalizado de acordo com as necessidades.

Confira outros exemplos:

Depende do volume de informações da pesquisa. Confira abaixo algumas opções:

Opção 1: para máxima influência (como ajudar a escolher os tópicos das sessões), envie o questionário dois ou três meses antes do evento. Dessa forma, você tem tempo suficiente para coletar e analisar o feedback, e compartilhá-lo com o grupo de palestrantes. Dependendo do tamanho do evento (por exemplo, workshop interno x congresso) e do calibre das pessoas palestrantes, você também terá tempo para escolher quem apresentará palestras.

Opção 2: se você fizer perguntas de perfil demográfico e logística (local de hospedagem, cargo), duas ou três semanas antes do evento é um tempo mais adequado. Dessa forma, você obterá as informações necessárias e deixará as pessoas empolgadas para o evento.

Opção 3: você também pode enviar duas pesquisas, uma vários meses antes do evento e outra poucos meses antes. Dessa forma, você obtém o máximo de feedback, embora seja mais trabalhoso para as pessoas. Em geral, duas pesquisas breves separadas por um longo período é normalmente considerado aceitável, do ponto de vista da experiência de respondentes, mas lembre-se de que você está pedindo um favor. Você também pode optar por enviar a primeira pesquisa para um grupo seleto de pessoas (produto mínimo viável). Dessa forma, você diminui o cansaço das outras pessoas e mostra ao seu grupo que valoriza as informações dele.

Independentemente de quando você decidir enviar suas pesquisas, a melhor forma é provavelmente por email. Dados recentes revelam que esse é o meio de comunicação de preferência das pessoas com as marcas.

A primeira coisa, é claro, é criar um evento personalizado. No entanto, também é uma boa oportunidade para mapear o perfil demográfico das pessoas participantes. Quantas pessoas vêm de outras cidades? Há quantas pessoas de outras setores?

Você pode usar essas informações para futuros eventos, para avaliar o desempenho das suas promoções pré-evento e para filtrar por tendência.

Alguns desses dados também podem ser úteis para solicitações orçamentárias. Ao mostrar que o público participante é de alto valor e interessado em um tópico ou tipo de experiência específico, você apresenta uma justificativa plausível. Exporte os gráficos e incorpore-os a apresentações para criar sua defesa.

Os questionários para avaliação durante o evento são uma mina de ouro tanto para profissionais quanto para pesquisadores de marketing. É a oportunidade perfeita para descobrir impressões autênticas de pessoas enquanto elas estão imersas na experiência. Independentemente do objetivo (feedback sobre um produto, o próprio evento ou a perspectiva geral do setor), eventos são uma das únicas oportunidades em que é possível obter insights instantâneos.

Esses questionários podem ajudar de duas formas: com a captação de clientes em potencial e com pesquisa de mercado. Ao contrário dos questionários pré e pós-evento, os questionários durante o evento são mais voltadas a extrair o máximo de valor dele.

A captação de clientes em potencial é o motivo pelo qual várias empresas organizam eventos. É uma parte extremamente importante para determinar o sucesso do evento. O principal objetivo ao criar pesquisas de captação de clientes em potencial é torná-las o mais simples e atrativa possível.

Para pesquisa de mercado, seus objetivos podem ser um pouco mais diversificados, como obter insights para desenvolvimento ou marketing de produto, ou pontos de dados para conteúdo futuro. Os questionários para avaliação durante o evento podem ajudar a revelar:

A estrutura da pesquisa varia de acordo com seu objetivo: captação de clientes em potencial ou pesquisa de marketing. Para captação de clientes em potencial, crie pesquisas rápidas voltadas principalmente para informações de contato, e dados de empresa e cargo. Já nos questionários de pesquisa de mercado, depende do assunto.

Confira algumas práticas recomendadas para a criação de questionários de pesquisa de mercado realizados durante eventos:

A prática recomendada para pesquisas de captação de clientes em potencial é muito mais direta: obter todas as informações necessárias da maneira mais sucinta possível.

Seja qual for seu caso de uso, a forma como você coleta respostas é normalmente igual. Estas são as principais opções:

No entanto, é preciso ter em mente que grandes espaços de eventos e feiras normalmente têm problemas de conectividade à internet, portanto, não conte com sinal de Wi-Fi consistente. O SurveyMonkey Anywhere permite coletar respostas offline. Os dados são salvos na nuvem assim que você conectar à internet.

Se você já participou de um congresso, provavelmente sabe que as pesquisas presenciais normalmente envolvem incentivos, como camisetas, miniaturas de personagens, sorteios com uma chance de ganhar um iPad, plantinhas, etc. Tudo isso faz parte da experiência do congresso.

Se você quiser aumentar sua taxa de resposta e usar uma recompensa automatizada, a integração da SurveyMonkey com o Sendoso permite gerar automaticamente cartões-presente, produtos promocionais, etc. quando alguém responde a uma pesquisa.

Incentivos populares incluem cartões-presente, alimentos ou bebidas, acessórios, brindes e sorteios. Se mesmo assim você quiser fazer algo diferente, confira as sugestões do Sendoso de ofertas mais exclusivas, como:

Se você quiser saber mais sobre como criar sua própria pesquisa de mercado, confira nosso Guia definitivo de pesquisa de mercado.

Confira algumas áreas típicas que podem ser abordadas em pesquisas que visam captar clientes em potencial:

Os questionários de pesquisa de mercado variam ainda mais, mas a prática recomendada é escolher cerca de três áreas principais de interesse e criar uma ou duas perguntas para cada uma delas.

Vamos imaginar que a empresa Spark esteja considerando criar um traje voador. Ela poder usar o SparkX como forma de avaliar o interesse e possíveis questões de segurança, e identificar possíveis compradores.

Se você quiser criar sua própria pesquisa de mercado, nosso Guia definitivo para criar pesquisas de mercado pode ajudar.

Com os quiosques, os cartazes e o estande, é possível coletar respostas aos questionários durante todo o evento. Áreas de alimentação e áreas próximas a banheiros tendem a ser ótimos lugares para colocar cartazes, devido ao alto fluxo de pessoas.

Outras oportunidades de coletar respostas são:

Confira o que fazer quando encerrar a coleta de respostas durante o evento.

Quando o evento termina, a única coisa que você quer fazer é comemorar e relaxar. No entanto, há uma última tarefa a ser feita e rápido: enviar o questionário para avaliação pós-evento.

Como criar um questionário para avaliação pós-evento

As pesquisas para avaliação pós-evento são sua melhor chance de obter métricas de desempenho, comprovar o retorno sobre o investimento e obter insights para o próximo evento.

Os questionários para avaliação pós-evento tendem a combinar perguntas estruturadas e espaços livres para as pessoas compartilharem o que quiser. Crie seu questionário para avaliação pós-evento com base nos pontos que imagina que deram certo e errado, mas deixe também espaço para feedback surpresa, que normalmente é o mais valioso.

Coordenadores de eventos raramente conseguem aproveitar o evento e acompanhar tudo o que acontece. Pesquisas para avaliação pós-evento destacam os pontos positivos e negativos que você possa ter perdido e oferecem uma última chance de se aproximar dos visitantes.

Os questionários para avaliação pós-evento normalmente são o último ponto de contato com as pessoas participantes. Portanto, você também pode usar o email como uma oportunidade de agradecimento pela presença e incentivo para se inscrever em uma lista de distribuição de e-mails ou se conectar a outras pessoas no LinkedIn.

Fizemos uma parceria com a Eventbrite para criar um modelo de pesquisa de avaliação pós-evento com a ajuda de especialistas. Você pode usá-lo aqui como um ponto de partida e editá-lo como precisar para o seu caso.

Não faça mais do que uma ou duas perguntas abertas, como “O que você mais gostou sobre o evento?” e “O que poderia melhorar?” 

É melhor enviar o questionário para avaliação pós-evento em até um dia útil após o fim do evento.Os sentimentos das pessoas participantes podem ficar confusos, e elas podem esquecer detalhes, mudar de ideia e até confundir seu evento com outros dos quais também tenham participado. A coleta de feedback da forma mais rápida possível proporciona resultados mais claros e detalhados.

Se você não quiser ter o trabalho de criar uma pesquisa após o evento, agende-a com antecedência.

Envie emails de acompanhamento para quem não responder à pesquisa. Dica: esses emails também podem ser automatizados. Aguarde alguns dias e envie um ou dois lembretes nas semanas seguintes. Nunca envie mais de três lembretes e encerre-os depois de cerca de um mês. Dados recebidos depois de tanto tempo não são úteis.

O principal motivo pelo qual as pessoas enviam questionários de avaliação pós-evento é monitorar o desempenho com o tempo. Compare os resultados àqueles de eventos anteriores para acompanhar o crescimento e as mudanças com o tempo. Sempre adicione uma pergunta do NPS em cada pesquisa para acompanhar a mudança de sentimento.

Feedback honesto é o melhor presente que profissionais de marketing de eventos podem ganhar, se colocá-lo em ação. É sempre uma experiência de aprendizado. Mesmo que o feedback não seja perfeito logo de cara, é uma oportunidade de inovação e crescimento.

O planejamento de eventos é um trabalho incrivelmente exigente, volátil e importante. Tenha recursos que ajudem você a aprender com o tempo, incluindo ferramentas de feedback, e tenha paciência com suas derrapadas. É sempre uma experiência de aprendizado.

Confira as perguntas de pesquisa pré-evento e pós-evento da SurveyMonkey. Use nosso software de gestão de experiência para analisar pesquisas de feedback de eventos e obter insights ideais.