O guia definitivo para gestão de eventos: do planejamento ao sucesso

A gestão de eventos é considerada um dos trabalhos mais estressantes que existem, seguida de bombeiros, pilotos e militares.

Ao pensar em todas as responsabilidades, isso faz sentido.

Gestores de eventos são quase contadores, ao gerenciar orçamentos, designers de interiores, ao preparar os locais, anfitriões, ao cuidar da satisfação de visitantes, e ocasionalmente até terapeutas, ao acalmar um palestrante nervoso antes da apresentação.

Os melhores profissionais de eventos entendem de gestão e sabem como aplicá-la para realizar eventos inesquecíveis. E você também pode fazer isso.

Este guia explicará a importância da gestão de eventos, o processo de planejamento e como usar feedback para planejar seus próximos eventos.

Trata-se do processo de planejar, organizar e realizar eventos de todos os tipos e tamanhos. Isso envolve tudo, desde o desenvolvimento do conceito inicial até a avaliação pós-evento, e requer aptidão em logística, finanças, marketing e gestão de experiência de visitantes.

A gestão de eventos é uma abordagem estratégica com ênfase em melhorar a experiência de visitantes.

Ela pode criar experiências memoráveis e envolventes ao focar nas necessidades e preferências de visitantes. Essa atenção a detalhes abre caminho para interações positivas entre visitantes e é fundamental para promover a imagem da marca.

Um evento bem executado em que visitantes se sentem valorizados e satisfeitos reforça a fidelidade à marca e incentiva boa publicidade por indicação, o que contribui para o sucesso em longo prazo da organização.

A gestão de eventos também fornece uma estrutura que profissionais podem usar para superar desafios comuns, incluindo:

Agora, vamos abordar as oito etapas da gestão de eventos. Essas etapas são todas muito importantes para organizar um evento de sucesso para sua empresa.

A etapa inicial na organização de um evento é definir os objetivos.

Definir seus objetivos de forma clara desde o início fornecerá um princípio de orientação para desenvolver todos os aspectos do evento. Esses objetivos podem envolver geração de possíveis visitantes, envolvimento do público ou alcançar uma meta de faturamento.

Lembre-se que você pode ter vários objetivos para o evento. Por exemplo, uma reunião de ex-alunos pode pretender reaproximar ex-colegas de sala de aula enquanto arrecada doações para um novo programa de música.

Existem três principais formatos para realizar um evento: presencial, virtual ou híbrido. Cada um desses formatos apresenta suas características distintas, que podem influenciar muito vários aspectos do planejamento e da execução do evento.

Independentemente do formato que você escolher, é fundamental pensar bem no seu público-alvo e seus objetivos durante o processo de seleção. Essa abordagem cuidadosa permitirá implementar estratégias eficazes de envolvimento e promover um evento que alcance os resultados desejados.

A etapa de pesquisa inicial é muito importante no planejamento do evento, já que determina a base para todo o restante do projeto. Durante essa etapa, a coordenação do evento conduz uma investigação completa para:

De modo geral, uma boa colaboração com os anfitriões durante essa etapa é fundamental, enquanto a organização do evento avalia o que é viável dentro do orçamento disponível para promover uma experiência de qualidade.

Em seguida, a coordenação do evento fará um cronograma planejado cuidadosamente que descreve todos os marcos de progresso e as datas de entrega para um planejamento logístico eficaz.

Esse cronograma pode incluir marcos cruciais, como:

Cada marco de progresso será cronogramado cuidadosamente para promover um fluxo constante de atividades até a realização do evento. Isso permite tempo para fazer ajustes se necessário.

Um plano de evento detalhado e completo serve como a base para executar um evento de sucesso.

Ele deve definir bem o escopo, descrevendo o propósito do evento, o público-alvo, o formato e os principais objetivos. O cronograma deve incluir datas importantes, marcos de progresso, prazos de entrega e cobrir o planejamento pré-evento, a logística do dia do evento e o que precisar ser feito depois.

Além disso, a seção de atividades deve detalhar a programação do evento, as seções ou apresentações, atrações, oportunidades de networking e quaisquer elementos suplementares, como workshops ou exposições.

Ao planejar um evento para a sua organização, você deve reunir uma equipe de profissionais. Entre os principais profissionais que você pode chamar, temos:

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Eventos de larga escala podem exigir alvarás ou licenças para cumprir com as regras locais. Essas regras podem variar muito, dependendo do local e da natureza do evento.

Contate a prefeitura do local com antecedência. Isso ajudará a navegar pelas exigências específicas para seu evento.

Além disso, é importante reservar bastante tempo no seu processo de planejamento para obter essas permissões, pois algumas delas podem demorar várias semanas ou meses.

Por mais que você se esforce, às vezes as coisas não saem como planejado. Um palestrante pode ficar doente ou uma tempestade pode atrapalhar a parte externa do evento. Um plano de contingência permite que seu evento seja um sucesso mesmo em circunstâncias ruins.

Por exemplo, ao pensar em possíveis cancelamentos de fornecedores, é importante encontrar opções de reserva e avaliar alternativas antes da hora. Além disso, se o evento for em espaço aberto, é uma boa ideia encontrar um local alternativo e confiável em caso de tempestades ou outros tempos extremos.

Essas medidas proativas podem reduzir muito o estresse e promover uma experiência inesquecível para você e seus visitantes.

Ao selecionar um local para o evento, pense nos seus objetivos e no público-alvo.

Por exemplo, um congresso corporativo pode exigir um ambiente profissional com opções avançadas de equipamento audiovisual, enquanto um evento beneficente pode ter uma atmosfera mais casual e com foco em interações entre a comunidade.

Avalie cada opção de local com base em alguns critérios, como capacidade, localização, comodidades e acessibilidade. Entender o tom, a proposta e os resultados esperados do seu evento ajudará a filtrar as opções de local que melhor se adequem aos seus objetivos.

Você muito provavelmente fará parcerias com fornecedores e prestadores de serviço externos, como um serviço de buffet, de equipamentos audiovisuais e de decoração.

Para simplificar a coordenação e gerenciar a logística com eficiência, use um formulário de inscrição de fornecedor para coletar informações importantes, como dados de contato, os serviços prestados, seguros e alvarás.

Além disso, implementar um formulário de pagamentos de fornecedores e prestadores de serviço ajuda a fazer pagamentos em tempo hábil e gerenciar o orçamento. Essas ferramentas administrativas ajudam a reduzir confusão, melhoram a comunicação e mantêm as operações nos bastidores funcionando bem.

Uma plataforma de inscrição online é uma das maneiras mais eficientes de simplificar o processo e gerenciar as informações de visitantes em tempo real.

Um formulário online simplifica a coleta de dados essenciais das pessoas, como informações de contato, preferências de alimentação e interesses, o que ajuda no planejamento e na logística.

Apesar da sua experiência, coletar feedback de planejamento de um evento é sempre valioso para descobrir coisas imprevisíveis com antecedência.

Uma pesquisa de planejamento de evento pode ajudar a entender as expectativas e as necessidades de visitantes. Por exemplo, você pode descobrir necessidades de acessibilidade e restrições alimentares.

Integrar pesquisas em suas atividades pré evento é uma boa prática

Embora tedioso, o aspecto da orçamentação do evento é fundamental para seu sucesso. Alguns dos itens do orçamento podem ser:

Para manter os custos sob controle, priorize despesas essenciais e identifique possíveis formas de economizar. A estimativa de custos permite ver o desempenho do seu orçamento como um todo. É importante cobrir as despesas essenciais antes de considerar as outras.

Para gerenciar as finanças do seu evento, use aplicativos especializados em gestão de eventos para acompanhar as despesas cuidadosamente.

Implementar um monitoramento rigoroso de despesas é um exercício de transparência que inspira confiança nos patrocinadores e na liderança do evento e dá a você mais poder para identificar e aproveitar possíveis oportunidades de economia.

Além disso, analisar despesas passadas pode ajudar a prever e a melhorar a precisão do orçamento dos seus próximos eventos.

Para eventos maiores, os patrocinadores e parceiros podem cobrir os custos do evento. Os patrocinadores também podem valorizar o evento e servir como reconhecimento de marca. Mas você também precisa determinar como seu evento gerará renda de outras formas. Por exemplo, vendendo ingressos.

Após selecionar o local, você precisará organizar e distribuir o espaço da melhor forma possível. Isso envolve otimizar o ambiente para facilitar a movimentação, distribuir cadeiras de forma eficaz e definir claramente as áreas das atividades.

Para isso, a organização deve fazer três coisas importantes:

No final das contas, o objetivo é criar uma atmosfera convidativa em que as pessoas se sintam acolhidas, possam andar confortavelmente e participem das atividades oferecidas.

O equipamento técnico do evento varia dependendo do seu formato.

Para eventos presenciais ou híbridos, você pode precisar de equipamentos audiovisuais, redes sem fio, equipamentos de palco e iluminação. Eventos virtuais requerem uma conexão de internet estável, além de outros aspectos técnicos.

É recomendável contratar prestadores de serviço que forneçam esses equipamentos e cuidem dos aspectos técnicos.

Para eventos presenciais, é necessário ter serviços disponíveis no local, incluindo um balcão de ingressos e check-in e placas para orientar visitantes na chegada.

Além disso, também é importante fazer acomodações para visitantes com limitações de mobilidade ou outras necessidades de acessibilidade. Isso pode envolver rampas e poltronas designadas.

A segurança de visitantes e fornecedores deve ser uma das suas maiores prioridades. Certifique-se de que os protocolos de emergência estejam sendo seguidos corretamente e tenha kits de primeiros socorros disponíveis e um plano de controle de massas. Considere também contratar uma empresa privada de segurança.

Você quer que o seu evento tenha sucesso, certo? Isso significa que você deve atrair visitantes e envolver seu público usando uma estratégia de marketing bem pensada.

Para promover seu próximo evento, considere:

Não há nada pior do que planejar o evento todo e depois perder oportunidades de promovê-lo. Um cronograma de promoção deve incluir materiais pré-lançamento que animem seu público-alvo, além de anúncios oficiais e lembretes de última hora. Um cronograma de promoção mantém suas comunicações em dia para incentivar o envolvimento.

Criei uma página atrativa para promover o evento. Você pode até incluir vídeos promocionais nessas páginas e nas redes sociais. Contrate designers gráficos para criar imagens personalizadas e compartilhe-as na internet para animar seu público. Compartilhar imagens atrativas é importante para informar o público e criar expectativa sobre seu evento.

Para promover uma alta taxa de conversão e uma boa primeira impressão, use formulários de inscrição fáceis de preencher.

Como a SurveyMonkey, é fácil criar formulários de inscrição online que capturem as principais informações de visitantes. Você pode compartilhar formulários rapidamente por email, SMS ou incorporá-los diretamente no site do evento para maior visibilidade. Esses formulários também são próprios para aparelhos móveis, o que é conveniente para fazer a inscrição em qualquer aparelho e em qualquer lugar.

Ao reduzir as barreiras de entrada e oferecer opções de compartilhamento flexíveis, você pode aumentar seu número de inscritos e simplificar a gestão de visitantes.

A coordenação do dia do evento supervisiona os preparativos e gerencia as inscrições e o andamento do evento. Esses profissionais lideram a equipe designando pessoas para cada área para garantir o bom funcionamento das operações. Coordenar o dia do evento pode ser estressante, mas fica mais fácil quando o evento é bem planejado. Trabalhe com alguém em que você confia para delegar tarefas e organizar um ótimo evento.

Trabalhe com uma equipe de suporte técnico no dia do evento para que os equipamentos audiovisuais, a rede sem fio e as apresentações funcionem corretamente. É importante ter equipamentos de reserva em prontidão caso algo pare de funcionar na hora. É melhor prevenir do que remediar.

Atribua uma equipe para gerenciar o processo de check-in e oferecer assistência para acomodar as pessoas nas cadeiras. Invista em placas e cartazes claros que indiquem cada espaço do local. Além disso, a equipe de experiência de visitantes pode acompanhar as primeiras reações dos visitantes ao evento.

Pode ser necessário fazer ajustes de última hora ou mesmo durante o evento. Evite estresse com problemas de última hora, como mudanças de horários ou mau tempo. Sempre surgirão coisas inesperadas em que é necessário reagir rápido.

A gestão do evento não acaba quando o último prestador de serviço vai embora. As atividades pós-evento são importantes para planejar seu próximo. No final, é importante usar uma pesquisa pós-evento para medir a satisfação das pessoas visitantes e coletar insights sobre seus aspectos favoritos. Inclua perguntas sobre a qualidade do conteúdo promocional, o local e a experiência geral para ver o que poderia ser melhorado para os próximos eventos.

Use este modelo de questionário de feedback de evento para coletar dados sobre o envolvimento dos visitantes e identificar coisas que podem melhorar.

Além disso, é importante monitorar as métricas de seus eventos, como número de visitantes, envolvimento e conversão de clientes em potencial. Essas métricas ajudarão você a reafirmar sua abordagem para que seus eventos futuros sejam ainda mais bem-sucedidos. A análise de dados e a geração de relatórios permitem que as equipes vejam como o evento se saiu e se preparem para os próximos. 

Após o evento, compartilhe os destaques nas redes sociais, inclusive fotos e vídeos. Distribua também o link de todas as fotos profissionais tiradas no evento para os visitantes baixarem. Envie emails de acompanhamento aos visitantes com as principais descobertas ou recursos do evento e um link para a galeria de fotos.   

Realizar uma reunião pós-evento com sua equipe permite avaliar o que funcionou ou não para fazer melhorias direcionadas. É possível até mesmo aplicar uma pesquisa à equipe do evento e aos fornecedores para obter insights para melhorias dos bastidores. 

Os organizadores de eventos devem priorizar a experiência de visitantes. Para isso, é importante oferecer a eles uma movimentação confortável, espaço suficiente e atividades envolventes. O feedback dos visitantes pode ajudar a aperfeiçoar a experiência no evento cada vez mais. 

Use um software de gestão de eventos para facilitar a inscrição e a coleta de dados. Com essa tecnologia, é possível simplificar a coleta de dados de visitantes para análise posteriormente. A tecnologia de hoje torna a coleta de dados mais fácil do que nunca. 

Os organizadores de eventos devem manter a equipe, os fornecedores e os visitantes informados em cada etapa do processo. Para criar expectativa para o evento, comunique internamente o progresso alcançado até o momento e compartilhe atualizações nas redes sociais. 

Preparar planos reserva e recursos extras é importante, principalmente para grandes eventos. Sempre acontecem problemas inesperados ao organizar um evento. Com preparo suficiente, você poderá resolvê-los sem grande estresse e antes que se tornem problemas maiores.

Quando tiver coletado feedback de visitantes, analise-o para descobrir insights e melhorar seus próximos eventos. Com a SurveyMonkey, você pode analisar dados sem precisar de profissionais da área.

Crie nuvens de palavras para respostas abertas e identifique tendências. Além disso, use o recurso de IA de análise de sentimento para categorizar automaticamente as respostas com base em critérios. 

Talvez você descubra, por meio de uma nuvem de palavras que a opinião geral sobre o serviço de buffet foi excelente. Assim, você pode guardar o contato desse serviço para eventos futuros. Ou talvez os visitantes queiram poder usar mais a tecnologia. Nesse caso, você pode pedir para sua equipe técnica proporcionar experiências digitais melhores.

As ferramentas de análise ajudam a transformar dados em insights práticos para a gestão de eventos.

Desde o pré-planejamento até a avaliação pós-evento, a gestão de eventos é fundamental para realizar eventos de sucesso. Prepare-se bem antes do grande dia para aproveitar ao máximo seu orçamento e promover uma ótima experiência sem problemas para as pessoas visitantes. Os organizadores de eventos devem se concentrar em melhorar continuamente, aprendendo com a experiência de cada evento. 

Enviar pesquisas de feedback pós-evento é essencial para saber o que precisa ser melhorado. Com a SurveyMonkey, você pode criar formulários simples de inscrição em evento para ajudar a organizá-lo. Também é possível enviar pesquisas de feedback de evento rapidamente para coletar dados dos visitantes.  

Inscreva-se hoje mesmo para começar.