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Como criar um formulário de inscrição para eventos com a SurveyMonkey

A inscrição é uma das partes mais importantes de um evento, e as soluções da SurveyMonkey facilitam muito esse processo.

A primeira chave fundamental para o sucesso do seu evento é a experiência de inscrição. Seu primeiro contato com um possível visitante do seu evento é o formulário. Um processo de inscrição bem planejado e bem executado ajuda a se aproximar mais de seus visitantes, aumentar a participação e ter sucesso no evento.  

Vamos dar uma olhada em como preparar seu processo de inscrição online e definir como começar seu próximo evento com o pé direito com um processo de inscrição bem executado. A SurveyMonkey oferece as ferramentas de que você precisa para criar um processo de inscrição simples e rápido.

Você dedicou tempo e esforço planejando seu grande evento. Você fez pesquisas de evento para saber o que é importante para seus possíveis visitantes. Agora, de acordo com sua lista de tarefas de organização de evento, você precisa abrir as inscrições mais ou menos 12 semanas antes da sua data de início.

O processo de inscrição evita que 500 pessoas apareçam para um evento planejado para 100. Eventos abertos ao público podem funcionar para feiras e outros eventos ao ar livre, mas a maioria dos eventos como congressos e eventos de negócios requerem planejamento para alimentação, produtos à venda e espaço físico. E, para planejar bem, você precisa saber quantas pessoas vão participar.

A inscrição também fornece uma oportunidade de coletar informações de contato, de emprego e outras informações relevantes dos visitantes, que serão úteis tanto para a organização quanto para as atividades pós-evento.

Existem inúmeros benefícios de usar ferramentas online de inscrição. O primeiro e mais importantes deles é saber quantas pessoas irão ao evento. Sem essa informação, você pode exceder a capacidade do espaço, não ter comida e cadeiras suficientes e ter de lidar com uma insatisfação generalizada.

Usar uma ferramenta de inscrição online também permite oferecer uma variedade de opções de ingresso com vantagens diferentes para cada nível. 

Uma inscrição online dá segurança para os visitantes. Se seu evento for uma experiência com ingresso pago, as pessoas podem fazer pagamentos online com segurança, receber os ingressos por email e ver uma confirmação de que estão inscritas no evento. Com a SurveyMonkey, você pode aceitar pagamentos por meio da integração com o Stripe. Saber que as informações de contato serão mantidas em segurança também é importante para os usuários. Crie seu próprio formulário de inscrição online hoje mesmo!

Nós preparamos uma lista de tudo o que você precisa para promover uma boa experiência de inscrição para seus visitantes.

Sua central do evento é um microsite criado somente para promover o evento. Esse site deve ter conteúdo relevante para seu público-alvo sobre o evento.

Inclua uma narrativa de marca com detalhes vinculem você ao evento. Use seu logotipo e outras imagens que vinculem sua marca à finalidade, aos temas e aos palestrantes do evento.

Componentes fundamentais para sua central do evento

  • Cronograma do evento: a programação principal e sessões de discussão. Isso é especialmente importante se seus visitantes forem precisar escolher entre diferentes sessões que serão realizadas no mesmo horário.
  • Perguntas frequentes: poupe tempo respondendo de antemão às perguntas mais frequentes.
  • Biografia de palestrantes: quem são os palestrantes, o que irão apresentar, por que foram selecionados para o evento e quais são suas qualificações.
  • Informações de fornecedores: haverá algum fornecedor ou patrocinador no evento? Quais? Dê destaque às informações dessas empresas.
  • Informações de alimentação: explique o que haverá de alimentação no local e se haverá opções para dietas especiais.
  • Página de captação de inscrição: detalhes sobre a inscrição para o evento e seu formulário de inscrição incorporado na página ou um link para sua ferramenta de inscrição.
  • Informações de segurança: indique se há algum protocolo de segurança relacionado à COVID-19 ou outro risco de saúde ou segurança pública.
  • Políticas de reembolso e privacidade: indique claramente seus critérios e prazos para reembolsos e suas práticas de privacidade de dados.

Você pode pensar que deveria colocar as informações sobre seu evento em seu site principal, mas o microsite deve ser criado usando técnicas de otimização para mecanismos de busca para atingir um público maior e mais direcionado. Não deixe de colocar um link do site principal da sua marca para a página de captação do seu microsite.

Seu formulário de inscrição online deve colher informações necessárias e de pagamento (se for um evento pago) dos visitantes. A quantidade de informações coletadas dependerá do tipo do evento, quem é seu público-alvo e do tipo de experiência proporcionada.

Formulários online de inscrição em evento são instrumentos para coleta de informações necessárias de seus visitantes. As promoções e a publicidade do seu evento devem ter um link para a página de captação no microsite do evento, que conterá o formulário. Otimize a página de captação para mecanismos de busca para aumentar sua chance de aparecer em buscas relevantes.

Antes da inscrição online, a maioria dos eventos usava distribuições de email ou correspondência em massa para enviar informações do evento e formulários para possíveis visitantes. Isso muitas vezes exigia comprar listas de email de pessoas do mercado-alvo, desenvolver artes chamativas e pagar taxas de correio, fora o tempo que levava para organizar os formulários recebidos.

Usar uma inscrição online tem vários benefícios:

  • Acessibilidade: com uma inscrição online para seu evento, você pode alcançar mais pessoas que gostariam de participar dele. O SurveyMonkey Audience é uma ferramenta especialmente útil para encontrar pessoas do seu mercado-alvo.
  • Economia de tempo: a inscrição online elimina períodos de espera entre imprimir, enviar e receber os formulários preenchidos. Ela também coleta os dados das pessoas de maneira eficiente, reduzindo o tempo para organizar as respostas. Você pode poupar ainda mais tempo usando um modelo de formulário de inscrição em evento online.
  • Redução de custo: a inscrição online é mais econômica, reduzindo custos com impressão, envio e trabalho manual de digitar dados de inscrição manualmente.
  • Melhor organização do evento: processos automatizados reduzem erros humanos, melhoram a comunicação, recebem pagamentos com segurança e fornecem um só lugar para gerenciar os dados.
  • Dados analíticos: ao criar seu formulário com a SurveyMonkey, você tem acesso a um painel personalizável de dados coletados dos seus visitantes.

Quando seu formulário de inscrição estiver ativo, será hora de promover seu evento. Hoje em dia, sua melhor opção é usar as redes sociais. Eventos empresariais e de negócios devem ser publicados no LinkedIn, com hashtags criadas especificamente para seu evento (incluindo temas que os profissionais da área relevante possam estar seguindo ou procurando). Se seu evento for voltado para consumidores ou influenciadores, promova-o no Instagram, Facebook ou TikTok

Escolha sua plataforma com base no perfil demográfico que deseja atingir. Se tiver tempo, você pode anunciar ou postar sobre seu evento em várias plataformas. 

Eventos locais podem se beneficiar de publicidade no rádio, na televisão e jornais.

Práticas recomendadas de promoção de evento em redes sociais

  • Dê destaque às apresentações, palestras, performances ou convidados especiais
  • Use hashtags, para que seu conteúdo seja encontrado pelo público certo
  • Inclua imagens envolventes
  • Inclua um link para seu microsite, especificamente a página de captação com o formulário de inscrição para o evento
  • Publique com frequência, começando assim que as inscrições forem abertas
  • Crie urgência com uma contagem regressiva ou o número de ingressos restantes conforme a data do evento se aproxima
  • Além de publicar regularmente, use anúncios em redes sociais para alcançar mais pessoas

Faça seus usuários continuarem avançando até o botão de envio usando estas práticas para uma fácil experiência de inscrição.

  1. Torne seu formulário de inscrição apto para aparelhos móveis. Entre adultos americanos, 15% usam seus smartphones como principal ferramenta de acesso à internet e não usam computador. Seu formulário deve ser fácil de usar e visualizar em aparelhos de todos os tamanhos. 
  2. Dê um ritmo ao formulário fazendo perguntas fáceis primeiro. Perguntas como de perfil demográfico, nome da empresa, informações de contato e outras são fáceis de responder e avançam a pessoa pelo processo de inscrição. Deixe perguntas abertas e mais complexas (se houver) para mais tarde, quando a pessoa já estiver determinada a completar o formulário.
  3. Elimine redundâncias. Perguntas redundantes impedem o progresso dos usuários. Leia, releia e peça para outra pessoa revisar seu formulário antes de publicá-lo.
  4. Faça perguntas claras. Seu formulário tem um só propósito, o de coletar informações. Use uma linguagem simples, sem vocabulário desnecessário, complicado e sem comentários espirituosos. 
  5. Mostre o andamento. Mostre aos usuários quanto falta para terminar o formulário. Seja com números de página ou com uma barra de progresso visual, é importante que usuários saibam quanto falta para completar o formulário e a inscrição.
  6. Seja breve. Peça somente as informações necessárias. Você pode pedir mais detalhes depois com uma pesquisa pré-evento. Lembre-se de que você está tentando levar a pessoa até o botão de envio da melhor maneira possível.
  7. Termine com uma chamada para a ação (CTA). “Concluir inscrição agora” e “Garantir meu ingresso” são ótimas ideias para colocar em um botão que envia o formulário.
  8. Teste seu formulário. Peça para outras pessoas da sua equipe testarem o processo de inscrição para confirmar se tudo está funcionando corretamente e coletando as informações necessárias.
  9. Mantenha contato. Envie mensagens de email ou texto com novas informações sobre seu evento e lembretes do dia.
  10. Promova seu evento. As redes sociais provavelmente serão sua fonte principal de promoção, mas não descarte o valor da publicidade no rádio ou na televisão para eventos locais.

Crie um formulário de inscrição para eventos online que seja atrativo e fácil de usar com a SurveyMonkey. Inscreva-se hoje mesmo para criar sua conta e usar nossas ferramentas para simplificar seu processo de inscrição e organizar os dados de visitantes. Escolha um plano perfeito para você agora mesmo!