Aproveite seu software de gerenciamento de projetos ao máximo usando pesquisas e testes

Independentemente da sua função em um projeto, é provável que você use um software de gerenciamento de projetos.

A capacidade de a sua equipe usar esse software de maneira eficaz é fundamental para a otimização do seu processo de gerenciamento de projetos. Mas como garantir que ela esteja aproveitando ele ao máximo? Caso não esteja, como melhorar isso?

Usando pesquisas e testes.

Antes de falarmos sobre o papel desempenhado pelos testes e pesquisas, vejamos o que é um software de gerenciamento de projetos e como os funcionários normalmente o usam.

Visão geral de software de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos permite que os funcionários organizem, planejem e executem projetos individuais. Ele também permite definir os produtos/serviços e prazos de cada projeto e atribuir tarefas às partes interessadas, além de possibilitar a colaboração e comunicação entre as partes interessadas.

Os casos de uso de softwares de gerenciamento de projetos variam de acordo com o funcionário e o nível do cargo. Em geral:

  • Funcionários em posições de liderança visualizam os projetos em um nível mais amplo

Por exemplo, eles podem criar e analisar relatórios sobre os tipos de projeto nos quais estão trabalhando. Além disso, podem ver quem está trabalhando onde e a conexão entre os projetos e as metas da empresa.

  • Funcionários em posições de não liderança normalmente gerenciam seus próprios projetos

As dúvidas de colaboradores individuais normalmente incluem "Qual é o prazo desse projeto?", "Qual é a próxima etapa desse projeto?" e "Em quais projetos devo me concentrar agora?" Afinal de contas, eles precisam priorizar seu tempo e esforço.

  • Funcionários responsáveis pelo gerenciamento do uso geral do software pela equipe

Esses funcionários normalmente trabalham voltados a operações. Suas responsabilidades incluem verificar se os projetos estão sendo gerenciados de forma correta e executados dentro do prazo e se os funcionários estão recebendo treinamento pontual e relevante no software.

Como o gerenciamento de projetos é uma necessidade tanto para as empresas quanto para os funcionários, há uma abundância de plataformas de software de gerenciamento de projetos disponível no mercado. Entre as opções mais populares estão: Trello, Jira, Basecamp e Microsoft Project.

Pesquisas identificam casos de uso e áreas de melhoria

Como seus funcionários usam seu software de gerenciamento de projetos?

Para descobrir, basta perguntar para eles por meio de uma pesquisa. Veja aqui alguns exemplos de perguntas relevantes a serem feitas:

  • Por que você usa nosso software de gerenciamento de projetos?
  • Com que frequência, aproximadamente, você usa nosso software de gerenciamento de projetos?

As respostas a essas perguntas revelam como seus funcionários se beneficiam do software e em que nível. No entanto, elas também informam onde ele está sendo subutilizado, seja porque essas áreas não são tão importantes ou porque seus funcionários não se sentem tão confortáveis usando-o dessa forma.

As pesquisas também podem ajudar você a descobrir como seu software de gerenciamento de projetos pode agregar mais valor à sua equipe. Os funcionários podem ter vergonha de dar sua opinião pessoalmente. Pesquisas que permitem respostas anônimas possibilitam que eles sejam sinceros e detalhados.

Veja abaixo algumas perguntas a serem consideradas na sua pesquisa:

  • Em quais destas áreas você acredita que nosso software de gerenciamento de projetos poderia melhorar?
  • De que formas você gostaria de usar nosso software de gerenciamento de projetos, que não são possíveis no momento?
  • Em quais destas áreas, se houver, você gostaria de receber treinamento para usar melhor nosso software de gerenciamento de projetos?

Por fim, inclua pelo menos uma pergunta aberta. As respostas dos funcionários poderão te surpreender de forma a ajudar você a tomar melhores decisões.

Testes ajudam a ensinar e identificar lacunas de conhecimento

Os testes podem ajudar você a entender o nível de conhecimento que os funcionários têm do software e a identificar áreas que precisam de mais treinamento.

Ao implementar testes, a primeira etapa é segmentar os funcionários com base na função. Em seguida, elabore um conjunto de perguntas fáceis, moderadas e difíceis para cada função.

Por exemplo, vamos supor que um dos segmentos seja de funcionários de nível não gerencial que usam o software para gerenciar seus projetos. Esses funcionários precisam entender como:

  • Criar tíquetes (fácil)
  • Criar relatórios (moderado)
  • Criar painéis personalizados (difícil)

Ao elaborar o teste e analisar os resultados, tenha em mente as seguintes dicas:

  1. Atribua um peso maior a perguntas relacionadas a tópicos essenciais ou mais desafiadoras com relação às outras. Dessa forma, sua pontuação final indicará o nível de proficiência dos funcionários no software.
  2. Para respostas corretas, é possível dar feedback personalizado explicando por que elas estão corretas. Dessa forma, os funcionários têm a oportunidade de aprender e melhorar.

3) Identifique as perguntas que obtiveram o maior número de respostas incorretas. Veja quais foram as respostas incorretas selecionadas. Os insights obtidos ajudarão a orientar o treinamento da sua equipe.

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Seu software de gerenciamento de projetos ajuda sua organização a atingir as metas. Para aproveitá-lo ao máximo, descubra como ele é usado, onde agrega menos valor e como os funcionários podem se beneficiar mais com treinamento. Testes e pesquisas fornecem os insights de que você precisa para lidar com cada uma dessas áreas.

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